Page 31 - E-MODUL Kearsipan X OTKP

c. Penggunaan bahan-bahan pencegah
d. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar

e. Kebersihan
2. Sistem Pengamanan Arsip

Pengamanan arsip adalah upaya menjaga arsip dari kehilangan maupun dari
kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut arsip dari segi isi dan fisiknya.

a. Pengamanan arsip dari segi informasi

b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya
c. Retensi Arsip

Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip, berdasarkan kepada

nilai guna yang terkandung di dalamnya. Retensi diperlukan agar banyaknya arsip dapat
21
berkurang tanpa menghilangkan informasi yang ada pada arsip sebelumnya. Pelaksanaan

retensi arsip dilakukan berdasarkan jadwal retensi.
1) Tujuan ditetapkannya jadwal retensi :

a. Memberi pedoman tentang penyimpanan arsip pada suatu unit pengolah pada unit
kearsipan dan arsip-arsip yang dapat dimusnahkan serta diserahkan arsip nasional.

b. Memisahkan penyimpanan arsip aktif dengan inaktif sehingga mempermudah

pengawasan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan.
c. Melancarkan kegiatan penyusutan arsip yang mengacu ke arah efisiensi

pengelolaan kearsipan berkaitan dengan pertimbangan keterbatasan sarana,
prasarana tenaga dan biaya.

d. Meningkatkan bobot dan kualitas arsip-arsip yang disimpan kendati dalam jumlah
yang sedikit.

2. Tujuan dan Prinsip Preservasi Arsip
Tujuan preservasi adalah untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama, menghindarkan

dari kerusakan sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya.

Prinsip-prinsip preservasi menurut Mustari Irawan (2011) terdiri dari:
i. Dilaksanakan dengan mempertahankan otensitas dan realibilitas arsip.

ii. Dilaksanakan sejak dinyatakan sebagai arsip permanen

26

26