Page 9 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

Paparan Materi

1. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Secara etimologi, kata arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno archeion,
yang memiliki banyak arti yakni, kantor, asal, kehakiman, kedaulantan, dan

permulaan. The Liang Gie dalam bukunya menyebutkan bahwa arsip

merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana,
karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat

ditemukan kembali dengan cepat. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia,

arsip adalah simpanan surat-surat penting, artinya tidak semua surat
dikatakan arsip, sehingga yang dikatan arsip adalah surat-surat yang

memiliki kepentingan bagi lembaga atau instansi. Sementara itu, Drs. E.
Martono menyebutkan bahwa arsip merupakan pengaturan dan

penyimpanan warkat/record atas dasar sistem tertentu serta dengan

prosedur tertentu yang sistematis sehingga sewaktu waktu diperlukan dapat
ditemukan kembali dalam waktu yang singkat.

Berdasarkan pemaparan diatas dapat disimpulkan bahwa arsip

merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dengan beraneka ragam bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi, dimana arsip tersebut dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
organisasi masyarakat, lembaga pendidikan, bidang industri, pemerintah

daerah, organisasi politik, dan perseorangan dalam kehidupan berbangsa

dan bernegara. Rekaman kegiatan dalam hal ini dapat berbentuk tulisan,
gambar, video maupun suara, sedangkan media rekaman dapat berupa

kertas, film, disk dan kaset. Definisi arsip juga berkaitan dengan nilai guna

arsip yang meliputi nilai guna administrasi, hukum, keuangan, pendidikan,
riset dan pembuktian.

Kearsipan (Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file)

mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses
kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan

arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk

pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu. Pengelolaan arsip
hendaknya dibuat secara teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat