Page 40 - ITReseller_marzec_2016

» TEMAT NUMERU | DRUKOWANIE
Alternatywne rozwiązania
Mieczysław T. Starkowski
Trudno dziś sobie wyobrazić jakąkolwiek firmę czy instytucję bez dokumentów. Do ich tworzenia i obróbki nie używa się już raczej prostych drukarek, ale nowoczesnych urządzeń mających funkcje drukarki, kserokopiarki, skanera i faksu.
Wielofunkcyjność to duża, ale opłacalna inwestycja. Niestety, zakup przypadkowego sprzętu i brak odpowiedniego oprogra-
mowania mogą znacząco ograniczyć korzyści. Warto więc rozważyć przepro- wadzenie audytu (i – ewentualnie– out- sourcing) środowiska drukowania. Coraz więcej przedsiębiorstw docenia wagę zarządzania systemem drukowa- nia. Jedną z nich jest Mericon – firma zajmująca się outsourcingiem działów kadr i płac, w której pracuje około 20 osób. Ze względu na charakter pracy drukowano blisko 21 tysięcy stron mie- sięcznie. Było to kosztowne przedsię- wzięcie, a dodatkowo drukarki ulegały częstym awariom. Firma zdecydowała się więc na audyt.
Mniejsze wydatki
– Dzięki wymianie drukarek na wydaj- ne urządzenia Kyocera dostarczone przez firmę Arcus nasze wydatki na ma- teriały eksploatacyjne spadły pięcio- krotnie – twierdzi Adam Kubiak, dyrek- tor ds. klientów kluczowych w Merico- nie. – Wrażenie robi też trwałość sprzę- tu. Kupione dziewięć lat temu urządze- nia nadal działają i nie wymagają inter- wencji serwisu. W przypadku wcześniej wykorzystywanych urządzeń przez ten czas musielibyśmy już kilkakrotnie je wymienić. Wzrost efektywności i szyb- kości pracy dało się zauważyć bardzo szybko. Poza tym wdrożenie ma aspekt ekologiczny.
Audyt drukowania rozpoczyna się od zebrania informacji o wszystkich urzą- dzeniach tego typu w firmie. Audytorzy poznają parametry techniczne sprzę- tu, ich obciążenie, zużycie materiałów i energii oraz kompatybilność z innym
sprzętem. Następnie analizują działanie całego przedsiębiorstwa. Na tym eta- pie ocenie podlega sposób wykorzy- stania urządzeń przez pracowników: średnia liczba wydruków pracownika oraz ich przeznaczenie.
– Mówimy raczej o optymalizacji środo- wiska drukowania i kopiowania – pod- kreśla Piotr Niedźwiedź, właściciel firmy doradczej PN Consulting.– Jest to pro- ces, który trwa czasem latami. Wszyst- ko zależy od wielkości i organizacji fir- my lub instytucji. Powinno się zacząć od przeprowadzenia zewnętrznego, niezależnego audytu, który w sposób rzetelny i jednoznaczny oceni stan fak- tyczny.
Audyt ma na celu pozyskanie szczegó- łowych informacji o liczbie generowa- nych kopii w określonym czasie, sta- nie technicznym i funkcjonalnym par- ku maszynowego, kosztach aktualnych i przeszłych związanych z utrzymaniem infrastruktury drukowania i kopiowa- nia, procedurach i praktykach zwią- zanych z zarządzaniem infrastrukturą oraz specyfice, potrzebach i wymaga- niach użytkowników systemu druko- wania i kopiowania. Integralną częścią raportu po zakończonym audycie śro- dowiska drukowania i kopiowania jest określenie działań krótko- i długofalo- wych mających na celu wprowadzenie zmian optymalizacyjnych oraz określe- nie polityki zarządzania tym środowi- skiem w kolejnych latach.
Poza tym audyt określa kluczowe ob- szary, które powinny zostać poddane optymalizacji. Nie zawsze są to koszty, czasami dotyczy to jakości parku ma- szynowego, procedur zakupów lub za- rządzania, czy też zakresu funkcjonal- nego używanych urządzeń. Często do
wykonania audytu stosuje się aplika- cje, dzięki którym pozyskuje się dane o wielkości wolumenu drukowanych i kopiowanych dokumentów, czasami jest to robione ręcznie poprzez spisa- nie liczników urządzeń. Audyt to także analiza dokumentów księgowych w za- kresie kosztów nabycia parku maszyno- wego, kosztów utrzymania, analiza wa- runków podpisanych umów itp.
Różne potrzeby
– Zamiast inwestować kapitał w zakup sprzętu, firmy coraz częściej poszuku- ją alternatywnych rozwiązań – zwraca uwagę Mariusz Sawicki, Business Unit Manager w ABC Data S.A. – Świetnym przykładem jest najem urządzeń dru- kujących. Odpowiedzią na te potrze- by jest usługa, którą oferujemy przez współpracujących resellerów. Podsta- wowa zaleta takiego rozwiązania po- lega na tym, że nie trzeba tracić czasu na poszukiwanie sprzętu i środków fi- nansowych na jego późniejszy zakup. Po naszej stronie leży wszystko: dosta- wa urządzeń i materiałów eksploatacyj- nych, instalacja, przeglądy okresowe, a także usuwanie usterek.
Naturalnie różni odbiorcy potrzebują rozmaitych urządzeń. Małym i średnim przedsiębiorstwom często nie są po- trzebne bardzo zaawansowane maszy- ny. Natomiast w korporacjach tworzo- nych jest wiele wydruków, stąd istnieje tam zapotrzebowanie na odpowiednio wydajny i szybki sprzęt, a także zwią- zane z nim specjalistyczne oprogra- mowanie do zarządzania wydrukiem, na przykład z funkcją druku podążają- cego. W związku z tym takie organiza- cje zazwyczaj wymagają więcej. Kon- trakty są bardziej złożone, wymagane
40 iT Reseller
nr 5-6 (283-284) • marzec 2016