Page 42 - ITReseller_marzec_2016

» TEMAT NUMERU | DRUKOWANIE
Piotr Niedźwiedź
tel. 607 832 071 pn@pnconsulting.pl
Optymalizacja kosztów druku
Rozmowa z Piotrem Niedźwiedziem, właścicielem firmy PN CONSULTING rozmawia Mieczysław T. Starkowski
Pana firma zajmuje się optymaliza- cją kosztów drukowania i kopiowa- nia. Dlaczego jest to tak ważne dla firmy czy instytucji?
– Optymalizacją środowiska drukowa- nia i kopiowania zajmuję się już prawie od 10 lat. W początkowej fazie rozwo- ju firmy nasze działania skierowane by- ły przede wszystkim na optymalizację środowiska druku w obszarze ponoszo- nych kosztów. Pierwsze kroki skierowa- łem do instytucji budżetowych. Dość często kupowały one urządzenia naj- tańsze, bez odpowiedniego oszacowa- nia kosztów utrzymania „taniego” parku maszynowego w następnych latach. Obecnie jest inaczej. Optymalizujemy procesy zarządzania, tworzymy bar- dziej przejrzyste i przyjazne procedury, wizję polityki zarządzania tym środowi- skiem w następnych latach.
A przecież koszty związane z gene- rowaniem wydruków są bardzo duże i stanowią często nawet 20 proc. kosz- tów instytucji w obszarze IT.
Jakie są doświadczenia Pana firmy? Co uznaje Pan za największe sukcesy? – Naszymi głównymi klientami są insty- tucje budżetowe. Przeprowadziliśmy działania optymalizacyjne m.in. w Uni- wersytecie Śląskim, Poczcie Polskiej, Urzędzie Miasta Krakowa, UM Poznania, UM Bydgoszczy, UM Wrocławia, Zakła- dzie Ubezpieczeń Społecznych i wie- lu innych urzędach centralnych i insty- tucjach samorządowych. U niektórych klientów przeprowadzony został jedy- nie audyt środowiska druku i kopii, czyli
usługa mająca na celu rozpoznanie sta- nu aktualnego tej infrastruktury, a dla niektórych rozpoczęliśmy wspólną pra- cę na rzecz obniżenia kosztów tego śro- dowiska i wprowadzenia zmian krótko- i długofalowych określonych wstępnie w raporcie po audycie. Za największe sukcesy w naszych działaniach uwa- żam proces optymalizacji środowiska drukowania w Urzędzie Miasta Krako- wa, w którym rozpoczęliśmy działania w 2006 roku. W momencie rozpoczęcia audytu infrastruktury druku i kopii funk- cjonowało tam ponad 1000 urządzeń drukujących i kopiujących, w większo- ści udostępnionych lokalnie. Po au- dycie i wdrożeniu długoletniego pla- nu zarządzania drukiem, opartego na ogólnodostępnych urządzeniach kory- tarzowych i systemie wydruku poufne- go i podążającego, w roku 2011 liczba urządzeń zmalała do około 400.
Na czym polega proces optymaliza- cji środowiska drukowania?
– Nie ma jednoznacznej definicji tego procesu. Według mnie jest to proces, który ma doprowadzić do zmian w śro- dowisku drukowania i kopiowania po przeprowadzonym audycie. Dla firmy PN CONSULTING jest to szalenie waż- ne założenie. Moja firma jest niezależ- nym audytorem środowisk drukowania i kopiowania. Jedynym źródłem zarob- ku mojej firmy jest płatna usługa wyko- nywana w tym procesie optymalizacji. Nie zajmujemy się sprzedażą urządzeń i nie reprezentujemy interesów żadne- go z producentów. Najważniejsze dla nas jest znalezienie optymalnego roz- wiązania dla naszego klienta. Z nasze- go doświadczenia wynika, że dość czę- sto wskazywane przez nas działania nie są związane z koniecznością wymiany
parku maszynowego, a przynajmniej nie w sposób rewolucyjny, tylko ewo- lucyjny.
Dlatego cel optymalizacji może być różny. W jednej instytucji jest ważne, by zredukować liczbę urządzeń i ogrom czynności administracyjnych zwią- zanych z ich utrzymaniem, dla innej ważne było to, by mieć wiedzę na te- mat wolumenu wydruków, by w lepszy sposób wykorzystywać park maszyno- wy i lepiej planować zakupy, a dla in- nej ważne było, by wdrożyć najnowsze rozwiązania technologiczne, by ta in- stytucja była postrzegana jako nowo- czesna. Te cele określamy po przepro- wadzonym audycie, a kolejne działa- nia mają na celu jego osiągnięcie i my w tym pomagamy.
Komu potrzebny jest audyt? W jaki sposób jest on prowadzony? Co jest ważne?
Często zdarza się, że firmy i instytucje nie mają dostatecznej wiedzy na te- mat swojego systemu drukowania i ko- piowania i w związku z tym nie mogą przeprowadzić konstruktywnych zmian. Często brak tej wiedzy jest wynikiem wielkości tej infrastruktury i małych za- sobów ludzkich do zarządzania nim, czasami brakuje odpowiednich narzę- dzi do jej pozyskania, a czasem chodzi o lenistwo. Audyt jest początkiem ca- łego procesu optymalizacji. Jest sposo- bem na pozyskanie rzetelnej, niezaprze- czalnej wiedzy na temat funkcjonują- cego środowiska druku i kopii. Wiedzy, która pozyskana w sposób kompetent- ny, staje się podstawą do określenia ob- szarów optymalizacji i postawienia celu, jaki chce się osiągnąć. Audyt kończy się szczegółowym raportem, zawierającym plan działań w czasie. w
42 iT Reseller
nr 5-6 (283-284) • marzec 2016