Page 16 - บทที่ 2nn

2.5งานวิจัยที่เกี่ยวข้อง

ี
นางสาว พิศมัย ระพพัฒน์ชัย (2560 ,บทคัดย่อ)การจัดการเอกสารโดยใช้หลักการจัดเอกสารแบบ
ึ
วิเคราะห์หน้าที่กรณีศกษา : บัณฑิตวิทยาลัย มหาวิทยาลัยศิลปากร ตลิ่งชัน วัตถุประสงค์ของการวิจัยนี้คือการ

ประยุกต์หลักการวิเคราะห์หน้าที่มากาหนดเป็นแนวทางในการสร้าง ต้นแบบแผนการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร
(File Plan Model) ของหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยไทย โดยมีบัณฑิตวิทยาลัย มหาวิทยาลัยศิลปากร ตลิ่ง
ชัน เป็นกรณีศึกษา ในการบรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าว วิธีการวิจัยแบบหลากหลายวิธี(Multiple Methods) ซึ่ง
ประกอบด้วย การศึกษาวรรณกรรมที่เกี่ยวข้อง (A literature study) การส ารวจเอกสาร (A records

survey) และการสัมภาษณ์แบบกึ่งโครงสร้าง (Semi-structured interviews) กับเจ้าหน้าที่ทุกฝ่ายงานของ
ู
้
บัณฑิต วิทยาลัย จ านวน 8 คนได้ถกน ามาใช้เพื่อเก็บขอมูลใน 4 ประเด็นส าคัญส าหรับการสร้างแบบแผนการ
จัดเก็บแฟ้มเอกสารที่ เหมาะสมกับบัณฑิตวิทยาลัยฯ คือ (1) ทฤษฎีและหลักการในจัดการเอกสารแบบ
ิ
วิเคราะห์หน้าที่ (2) หน้าที่โครงสร้างและ ลักษณะการบริหารงานของบัณฑตวิทยาลัยฯ (3) วิธีการบริหาร
ข้อจ ากัดและปัญหาในการจัดการเอกสารของบัณฑิตวิทยาลัย ฯและ (4) การประยุกต์ใช้แนวทางตามหลักการ
้
วิเคราะห์หน้าที่มาจัดท าต้นแบบแผนการจัดเก็บแฟมเอกสาร (File Plan Model) ของบัณฑิตวิทยาลัยฯ
ผลการวิจัยพบว่า (1) ระบบการจัดการเอกสารของบัณฑิตวิทยาลัยฯไม่เป็นไปตามมาตรฐานสากลในการ
จัดเก็บเอกสาร (2) โครงสร้างการบริหารองค์กรกับภารกิจหน้าที่มีความไม่สมดุลระหว่างคนกับงาน (หน้าที่) มี
การแบ่งงานกัน ท าตามความช านาญเฉพาะด้าน (3) วัฒนธรรมองค์กรแบบราชการเป็นปัจจัยส าคัญประการ

หนึ่งในการจัดการเอกสารของ บัณฑิตวิทยาลัยฯ และ (4) เกิดปัญหาในการใช้งานเอกสาร 3 ประการ คือ
พื้นที่จ ากัด ใช้งานเอกสารไม่สะดวก และเอกสาร สูญหาย นอกจากนี้ผลการวิจัยยังพบปัจจัยส าคัญที่ต้อง

ค านึงถึงในการจัดท าต้นแบบแผนการจัดเก็บแฟมเอกสาร 4 ประการ ดังนี้ประการแรก การสร้างความ
้
ึ
ตระหนักถงความส าคัญของเอกสารและการให้ความรู้เกี่ยวกับเอกสารแก่เจ้าหน้าที่ ประการ ที่สอง การ
้
ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับการใช้งานแผนการจัดเก็บแฟมเอกสาร ประการที่สาม การก าหนดหน้าที่ความ
รับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ และประการที่สี่ การบังคับใช้และการก าหนดเงื่อนไขที่ชัดเจนในการน าไปใช้จาก

ปัจจัยดังกล่าว งานวิจัยนี้แนะน าว่า เจ้าหน้าที่บัณฑิตวิทยาลัยฯทุกคนควรมีความรู้ความเข้าใจการจัดการ
เอกสารในประเด็นดังต่อไปนี้(1) เข้าใจกระบวนการท างานในทุกภาระงานของบัณฑิตวิทยาลัยฯเพื่อให้เข้าใจ
ถึงการเกิด การสร้าง และการรับเอกสารเข้ามาใน กระบวนการท างานในแต่ละขั้นตอน (2) ความหมาย

ลักษณะ และการจัดเก็บเอกสารแบบ Hybrid (3) การเก็บเอกสารของ บัณฑิตวิทยาลัยฯตามแผนการจัดเก็บ
แฟ้มเอกสารที่ก าหนดไว้(4) การก าหนดเงื่อนไขการเข้าถึงเอกสารในแฟ้มต่างๆ และ (5) การวางระบบ

ตรวจสอบเอกสารที่จัดเก็บไว้

ผลการวิจัยที่ค้นพบดังกล่าวส่งผลให้ต้นแบบแผนการจัดเก็บแฟ้มเอกสารของบัณฑิตวิทยาลัยฯต้องมี

ึ
้
การ ก าหนดเงื่อนไขการเข้าถงเอกสารในแต่ละแฟมงานให้ชัดเจนและมีกฎระเบียบที่สามารถควบคุมให้
ิ
เจ้าหน้าที่บัณฑตวิทยาลัยฯ ทุกท่านด าเนินงานตามเงื่อนไขที่ก าหนด มิเช่นนั้น ต้นแบบแผนการจัดเก็บแฟ้ม
เอกสารที่จัดท าขึ้นก็ไม่สามารถช่วยให้บัณฑิต วิทยาลัยฯ แก้ไขปัญหาที่ตนเองก าลังเผชิญอยู่ในขณะนี้ได