Page 35 - AQMAT Magazine Hiver 2024

Agir en amont : un plan en trois étapes
Pour protéger l’organisation du travail en entreprise, il faut d’abord que les procédures
de base et les tâches quotidiennes au sein des différents départements soient documentées.
Dans un deuxième temps, ces informations cruciales doivent être communiquées aux employés
et disponibles pour consultation en tout temps. Finalement, on passe à l’action pour éviter une crise.
« L’objectif étant que
tout le monde avance
en fonction des mêmes procédés et non selon
des façons de faire personnalisées », explique Nathalie Joannette, présidente de l’entreprise Transforma Conseil, spécialisée en relève
et en développement organisationnel et membre de l’équipe Capital RH
de l’AQMAT.
Planifier le transfert de connaissances
L’élaboration d’un plan de transfert de compétences passe par l’identification des connaissances propres à chaque poste et par l’évaluation des risques associés à leur perte. La plani- fication implique de bien connaître les connaissances et les compétences détenues par une personne dans l’organisation et de s’assurer qu’une deuxième personne sera en mesure de prendre le relai au besoin.
«On recommande de répertorier les postes et d’identifier les connaissances liées à chacun des postes, précise Sébastien Héroux. Il peut s’agir par exemple, de mots de passe, d’infor- mations ou de documents propres à un produit ou un service, de contacts pour les différents fournisseurs, d’une clé d’urgence pour accéder à un entrepôt, etc. Pas besoin de logiciel complexe pour répertorier le tout, il suffit de mettre les connaissances clés de l’organisation dans un fichier Excel ou Word. »
Finalement, il est important de se rappeler que ces données ne sont pas nécessairement détenues par un gestionnaire; souvent, c’est l’adjoint exécutif ou la secrétaire qui gèrent ces informations.
Communiquer avec l’ensemble de l’équipe
La planification des effectifs en ressources humaines et l’or- ganisation du travail doivent faire l’objet de communications aux employés; l’objectif étant de créer un environnement de collaboration au sein de l’équipe et de rassurer les personnes.
En contrepartie, ces employés se sentiront mobilisés si on leur donne l’occasion d’étendre leurs connaissances. Une telle démarche démontre également la volonté de la direction d’in- vestir dans le développement de leurs compétences.
«On peut communiquer de façon efficace en organisant une simple rencontre d’équipe pour expliquer que l’ensemble des connaissances et des compétences clés ont été répertoriées et que si une crise arrive, l’entreprise à un plan», souligne Nathalie Joannette.
Passer à l’action
Finalement, lorsque confrontés à un départ soudain et inattendu, les dirigeants mettent en place le plan d’action qui a été élaboré et communiqué aux employés.
«Si chacun sait ce qu’il aura à faire pour combler le départ d’un employé, cela permettra à l’entreprise de déployer son plan rapidement et ainsi d’assurer la survie de l’organisation, rappelle Sébastien Héroux. Il importe de se donner des objectifs clairs et faire des suivis réguliers avec les collègues qui acceptent de nouvelles tâches afin d’éviter le surplus de travail. »
Finalement, les experts encouragent les dirigeants d’entre- prise à développer une culture du partage de compétences. Une telle culture organisationnelle permettra aux employés de se sentir valorisés et à l’entreprise de devenir plus agile et plus performante.
Les entreprises confrontées à un départ inattendu d’un employé clé risquent de se retrouver dans des situations critiques, surtout lorsque les équipes sont petites. Il est possible de limiter la perte
de productivité si on planifie en amont l’organisation du travail et le transfert des connaissances dans
une perspective de gestion de risque.
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