Page 11 - PROYECTO DE ANALISIS

2.4 PROCESO SUJETO DE LA INVESTIGACIÓN

2.4.1 Nombre.

SISTEMA DE FACTURACIÓN.

2.4.2 Descripción.

El cliente adquiere los productos mediante pedidos que se pueden realizar por correos
electrónicos, llamando directamente al área de Ventas de la empresa (atendido por un Agente
de venta), o mediante solicitud presencial en la empresa. En los casos en los que el pedido
no sea presencial, el interesado se debe hacerse registrar con anterioridad por un Agente de
venta de la empresa, para lo cual se tiene concebido un formato con los datos personales del
potencial cliente. En tanto que todos los servicios se deben solicitar presencialmente, ante la
necesidad de llevar el equipo al lugar de atención para el debido diagnóstico y registro de
entrada.

Para adquirir productos, el cliente debe solicitar el pedido respectivo ante un Agente de venta,
donde se verifica la existencia de los productos solicitados. Si los hay, se organizan los
productos, se genera la factura correspondiente, y se envía al cliente, una vez este haya
realizado el pago. Para general la factura de venta, el agente de ventas revisa los consecutivos,
se registran los productos con sus respectivos precios y otros detalles de rutina, para entregar
original al cliente, una copia a la sección de Contabilidad y otra al archivo maestro Factura.

Cuando el cliente solicita un servicio de mantenimiento (preventivo o correctivo), el
Coordinador del área de servicios le diligencia un formato de solicitud de servicio. Luego,
pasa a disposición de uno de los Técnicos. Este chequea el estado del equipo, diligencia el
formato de entrada al taller y entrega copia del formato al cliente, quien lo deberá presentar
al momento de reclamar y dar salida al dispositivo, previa demostración de que el daño por
el cual fue llevado ya fue corregido.

Con frecuencia, el cliente solicita cotización de los productos o servicios de su interés; en
cuyo caso, un Agente de venta autorizado verifica las existencias y precios, se diligencia el
formato respectivo y es entregado al cliente.

Con el fin de garantizar un servicio de buena calidad y en cumplimiento de las normas legales
que defienden los derechos de los consumidores, se aceptan devoluciones de productos, en
la medida en que se encuentren en el mismo estado de conservación que le fue entregado y
cumplan con las disposiciones de Ley vigentes. Así, el cliente solicita la devolución,
diligencia y entrega a un Agente de venta, el formato que se fue entregado. Este verifica las
condiciones del equipo, y pasa la solicitud al Jefe de la sección de Contabilidad, donde se
gestiona el desembolso de los dineros pagados, y se le entrega al cliente a través del Agente
de venta, previa firma del recibo de pago por devolución.

Con frecuencia, el Gerente, el Coordinador de servicios, y el Jefe de contabilidad requieren
hacer consultas por diferentes conceptos, así como generar reportes, generar cuadros
estadísticos y gráficas con el fin de tomar acciones que conlleven a garantizar un servicio de