Page 52 - Laporan Tahunan KPP Pratama Palembang Ilir Barat 2015
P. 52
52 LAPORAN TAHUNAN 2015
Revitalisasi Manajemen Arsip Dan Dokumen
Sistem manajemen dokumen merupakan sistem Apabila terdapat permintaan peminjaman
yang membantu dalam penerbitan, penyimpanan, berkas dan dokumen, para petugas yang
indeks, dan pengembalian/pencarian dokumen. bertanggunjawab dalam manajemen arsip dan
Fungsi pencarian dalam sistem manajemen dokumen dokumen mencari melalui komputer untuk
merupakan salah satu faktor utama. Output dari menemukan posisi batch (box) dokumen yang
fungsi pencarian dokumen dalam sistem manajemen diinginkan. Perubahan cara dan sistem
dokumen merupakan fungsi yang vital bagi manajemen arsip dan dokumen yang baru
kelangsungan proses bisnis utama Kantor Pelayanan tersebut mendapat dukungan dari seluruh
Pajak. Menjadi ironis apabila dalam pelaksanaan pegawai.
kegiatan proses bisnis suatu unit kerja, terkendala Ada hal yang menarik dalam kegiatan ini,
oleh manajemen arsip dan dokumen yang kurang dimana hampir seluruh pegawai merasa ingin
baik. turut serta dan merasa bertanggungjawab
Menyadari hal tersebut, Kepala Kantor Pelayanan untuk mendukung revitalisasi manajemen arsip
Pajak Pratama Palembang Ilir Barat, Bapak Denny dan dokumen. Ide inovasi untuk perubahan
Surya Sentosa melakukan inovasi dan terobosan manajemen arsip dan dokumen dimulai dari
dengan melakukan revitalisasi manajemen arsip dan Kepala Kantor. Ide perubahan tersebut dapat
dokumen. Penataan arsip dan dokumen pada ruang diterjemahkan dalam strategi pelaksanaan dan
berkas dikelompokkan dalam satu batch bukan dapat dikomunikasikan secara efektif ke
berdasarkan per wajib pajak, namun dikelompokkan seluruh pegawai dengan baik. Keberhasilan
berdasarkan hal sebagai berikut: upaya tersebut diindikasikan dengan adanya
1. Dokumen SPT Tahunan dan SPT Masa Pajak penerapan cara baru dalam manajemen arsip
Pertambahan Nilai, dikelompokkan berdasarkan dan dokumen yang lebih efektif dan efisien.
Tahun Pajak atau Masa Pajak. Keberhasilan manajemen arsip dan dokumen,
2. Dokumen SPT Masa Pajak Penghasilan melibatkan Kepala Kantor, dan kemampuan
Pemotongan dan Pemungutan dikelompokkan untuk menggerakkan tim, memberikan
berdasarkan aliran dokumen. Dokumen SPT dukungan dan mengambil alih tanggungjawab
Masa Pajak yang paling akhir akan masuk dalam untuk suatu perubahan tersebut. Gerakan
batch dokumen paling akhir. revitalisasi manajemen arsip dan dokumen
3. Dokumen permanen berupa; NPWP, Akta tersebut dilandasi visi ke depan dari Kepala
Pendirian, Surat Keterangan Terdaftar, Surat Kantor, adanya kesadaran penuh, kegiatan
Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak dan data proses bisnis utama suatu Kantor Pelayanan
permanen lainnya. Pajak dimulai dari manajemen dokumen dan
Adanya perubahan dalam penataan tersebut arsip yang efektif dan efisien. Dengan harapan,
menimbulkan kekhawatiran dalam fungsi pencarian untuk menyingkat waktu proses bisnis yang
dokumen, akan tetapi kekhawatiran tersebut terkendala adanya manajemen arsip dan
terjawab dengan adanya pemutakhiran data secara dokumen yang kurang baik. Tentu saja hal ini
berkelanjutan pada sistem manajemen arsip dan juga dilandasi usaha perbaikan pelayanan
dokumen secara komputerisasi. secara terus menerus untuk kepentingan para
stakeholder.
KPP PRATAMA PALEMBANG ILIR BARAT
