Page 12 - E-Modul Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

TAHAP

PENANGANAN DOKUMEN
DIGITAL

a.Pengarahan dan penerusan
Surat yang telah selesai diagendakan perlu diproses lebih lanjut, petugas
mengarahkan dan meneruskan surat tersebut kepada pejabat berwenang.

Pengarahan surat, ditulis dalam lembar disposisi. Disposiis adalah cattan, saran,
atau tanggapan setelah surat tersebut dibaca oleh pimpinan. Ada dua macam
disposisi yang digunakan yaitu:
•Disposisi langsung, yaitu dispoisis yang langsung ditulis pada lembaran surat

•Disposisi tidak langsung, yaitu disposisi yang ditulis pada lembar disposisi sendiri.
b.Penyampaian Surat
Setelah ada disposisi surat dari pimpinan/ atasan untuk mengedarkan surat, surat
tersebut harus segera diberikan kepada orang yang ditunjuk, dengan di copy

terlebih dahulu dan dicatat di buku ekspedisi intern. Jika orang yang dimaksud
tersebut lebih dari satu, surat tersebut harus diperbanyak sehingga setiap orang
yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan
kepada orang yang telah ditunjuk, maka pihak yang menerima surat harus

menandatangani tanda terima surat di buku ekspedisi intern.
c.Penyimpanan Surat
Setelah surat selesai diproses, surat asli dikembalikan oleh staf administrasi kantor
atau sekretaris ke unit tata usaha/ sekretariat untuk disimpan atau diarsipkan

menggunakan sistem penyimpanan tetentu, antara lain sistem subyek, sistem
abjad, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

Perhatikan Video Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di bawah ini