Page 1378 - Betriebshandbuch ebook Julni2107

Lenkung von Dokumenten
V.010
inno:va Steuerberatungsgesellschaft mbH
VA
3.4 Verteilung und Archivierung von Dokumenten
Für die Verteilung von schriftlichen Dokumenten ist der Qualitätsmanagement-Beauftragte zuständig.
Über Dokumente mit besonders bedeutsamen Inhalten erhalten die zuständigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durch die Leitung oder den Bereichsleiter eine entsprechende Einweisung.
3.5 Änderung von internen Dokumenten und Daten
Änderungen von internen Dokumenten und Daten werden durch die Leitung freigegeben. Vorschläge für Änderungen können von zuständigen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen über die Bereichsleitungen an ihn herangetragen werden.
Bedeutsame Änderungen werden zwischen den Geschäftsleitern und den Bereichsleitern diskutiert und, wenn möglich, gemeinsam entschieden.
Der Änderungsstand interner Dokumente wird in der Fußleiste unter der Bezeichnung "Stand“ mit Monats- und Jahresangabe (z.B. Stand 0/2015) ausgewiesen. In den Dokumentenlisten ist der jeweils gültige Versionsstand festgelegt. Bei Dokumenten, die für jegliche externe Kommunikation bestimmt sind, wird nur der Versionsstand als Kennzeichnung genutzt.
Die Mitarbeiter sind verpflichtet, nur Dokumente aus dem BH der Datev zu verwenden, dadurch ist gewährleistet, dass immer der aktuellste Stand ausgedruckt wird.
Vom Qualitätsmanagement-Beauftragten wird von jedem Änderungsstand eine Kopie aufbewahrt (im BH-Papierkorb), damit der Prozess der Änderung nachvollziehbar bleibt, diese Stände sind im BH auf Remscheid monatlich im QS-SY-10 (Stand des jeweiligen Monats) abgelegt und jederzeit nachvollziehbar.
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Mitgeltendes Dokument: A/2.5 Checkliste Dokumentenänderung im BH Stand 07.2015
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