Page 21 - SPANM Demo

SPANM BIL. 7/2018 LAMPIRAN A: GARIS PANDUAN TATACARA PENGURUSAN BAYARAN
2.22 Laporanhendaklahdisemakbagimemastikanrekodkewangandanperakaunan adalah betul dan tepat. Rujuk Lampiran I – Garis Panduan Tatacara Penyelenggaran dan Semakan Laporan.
2.23 Rekod Kewangan dan Perakaunan Disimpan Selamat
2.23.1 Dokumen kewangan hendaklah disimpan mengikut turutan bagi
memudahkan semakan dan carian dokumen;
2.23.2 Rekod Kewangan dan Perakaunan hendaklah disimpan dengan selamat dan teratur mengikut tempoh selaras dengan AP 150; dan
2.23.3 Tempoh penyimpanan rekod kewangan dan perakaunan hendaklah mematuhi Lampiran M (Tempoh Minimum Bagi Menyimpan Buku Dan Rekod Kewangan Serta Perakaunan) selaras dengan AP 150 dan Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan seperti yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.
2.24 Sekiranyapembayarantelahdibuatdandokumenkewanganasaldidapatihilang, PTJ hendaklah mengambil tindakan berikut:
2.24.1 Salinan dokumen kewangan dan dokumen sokongan asal yang telah dibuat bayaran hendaklah diperakukan sebagai ‘SALINAN BENAR DARIPADA YANG ASAL’ oleh pegawai terlibat;
2.24.2 Keterangan bahawa bayaran telah diterima oleh penerima hendaklah juga disertakan (jika ada). Keterangan penerimaan oleh penerima merujuk kepada nombor EFT/ cek yang sudah dibayar dan diperakui sah (endorsed) oleh penerima yang dinamakan dalam dokumen kewangan atau yang dibayar ke dalam akaun atas namanya.
2.25 Ketua Jabatan hendaklah menentukan wujudnya kawalan dalaman bagi memastikan peraturan yang ditetapkan dipatuhi.
3. TANGGUNGJAWAB PEJABAT PERAKAUNAN (AO)
3.1 AO hendaklah memastikan Jadual Penetapan Kuasa dan Tugas Pegawai Pengawal dan Jadual Kebenaran Khusus Secara Bertulis dipatuhi selaras dengan pekeliling dan peraturan yang berkuat kuasa.
3.1.1 Prinsip Pengasingan Tugas Hendaklah Dipatuhi
(1) Pengasingan tugas hendaklah dilaksanakan bagi meningkatkan
tahap integriti dan ketelusan proses semakan dan bayaran; dan 18