Page 5 - CERMIN 08 APRIL 2018

POJOK MANAJEMEN Yang termasuk dalam arsip keluarga, yaitu :
1. Akta Kelahiran
2. Kartu Keluarga
PENGELOLAAN ARSIP KELUARGA 3. Surat Nikah
4. Rapor
5. Ijazah
6. Sertifikat tanah
7. BPKB motor / mobil
8. STNK
9. KTP
10. Rekam medis
11. Struk pembayaran listrik, air
12. Bukti pembayaran angsuran motor / mobil
13. Foto pernikahan
14. Foto kelahiran anak
15. Foto ulang tahun anak
Ibu S. Nooryani
16. Foto wisuda kita dan anak-anak
Sekilas mendengar kata arsip, yang terlintas di pikiran 17. Foto lomba- lomba, jika anak kita mengikuti lomba.
kita pasti kertas-kertas yang tak terpakai yang ada di Dan lain-lain mungkin lebih banyak lagi, berbeda-beda
kantor, sudut ruangan ataupun gudang. Memang untuk setiap keluarga.
begitulah jika tidak dikelola dengan baik. Arsip akan
menggunung seperti sampah; kotor, berbau dan rusak. Beberapa dari arsip - arsip tersebut termasuk arsip vital,
Arsip yang tidak diperhatikan bahkan bisa menjadi sarang arsip yang sangat penting untuk kita. Misalnya, akta
tikus. kelahiran, kartu keluarga, surat nikah, sertifikat tanah,
rapor, ijazah, STNK, BPKB, dan KTP.
Tetapi berbeda keadaannya jika kita mengetahui dan
menyadari bahwa arsip adalah kumpulan dokumen yang Arsip tersebut harus disimpan dan dirawat dengan baik.
berharga. Arsip adalah jembatan masa lalu, masa kini Karena kita pasti akan membutuhkan arsip tersebut jika
dan masa yang akan datang dan mempunyai nilai penting kita akan mengurus suatu keperluan. Misalnya, untuk
dalam seluruh aspek kehidupan kita. Maka perlakuan kita mendaftarkan sekolah anak, pasti kita membutuhkan
terhadap arsip akan berubah. akta kelahiran. Karena akta kelahiran merupakan bukti
autentik, jika anak tersebut adalah anak kita. Kemudian
Jadi, apakah arsip itu ? jika kita akan melamar pekerjaan, pasti kita diminta
untuk menyerahkan fotocopy ijazah terakhir yang
Arsip adalah aset yang berharga karena dengan arsip kita dilegalisir.
dapat mempelajari berbagai peristiwa yang terjadi di
masa lampau. Arsip adalah rekaman kegiatan atau Arsip sebaiknya disimpan secara sistematis misalnya
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media. Kita bisa berdasarkan pemilik arsip yang bersangkutan.
mempelajari sejarah, bahkan pelajaran yang sangat Misalnya, arsip Ayah, jangan dicampur dengan arsip
berhaga untuk langkah kita mendatang. Bukan itu saja, milik Ibu. Demikian juga arsip anak-anak, sebaiknya
seringkali arsip penting sebagai dasar hukum atau bukti disimpan per anak, bukan dicampur menjadi satu.
autentik dalam berbagai keperluan, baik keperluan Sehingga apabila ada yang membutuhkan arsip
perorangan, keluarga maupun keperluan usaha/bisnis. tersebut, mereka dengan mudah dan tidak repot untuk
menemukan arsip yang dibutuhkan.
Nah, berdasarkan definisi tersebut diatas, dapat kita
simpulkan, bahwa perseorangan pun memiliki arsip, Agar arsip lebih awet, maka jangan lupa arsip tersebut
dalam hal ini adalah keluarga. disimpan di lemari, dan diberi kamper agar terbebas dari
rayap.
Apa saja yang termasuk ke dalam arsip keluarga ?
Penulis : Dra. S. Nooryani, MM, Arsiparis Muda
Arsip keluarga adalah rekaman kegiatan atau peristiwa, di Unit Arsip IPB
dalam berbagai bentuk dan media yang menyangkut Sumber Bacaan : Undang-Undang no.43 Tahun 2009
keluarga kita. Bisa dalam bentuk kertas maupun foto. tentang Kearsipan.

Hal 4 CERMIN Agrianita Edisi 08/Apr-2018