Page 139 - أوراق عمل ملتقى ظفار والنعم.
P. 139
▪ دعوة الاجتماع:
▪ جھ يز دعوة اجتماع موضح ًيا فیھيا مكان وزمن الاجتماع وأسماء أ يو وظائف المدعوین للاجتماع وموضوع الاجتماع
والنقاط ال يت سیتم مناقشتھا.
▪ إن لم یكن مكان الاجتماع معروفيا للمدعوین فقم بتوضیح ذلك في دعوة الاجتماع عن طریق الكتابة أو إضافة
خریطة بسیطة.
▪ إن كان الاجتماع مقررا منذ ف رتة طویلة فق يد یكون من المناسب تذك يث المشاركیي قبل الاجتماع بیوم عن طریق
ال رتید الإلك رتو رين أو التلیفون.
▪ دعوة الاجتماع تكون قصتة بحیث تكون مكونة من ورقة واحدة او ورقت ري في أغلب الأحیان.
▪ توزی ع المستندات:
▪ إن كنت ستوزع تقاری ير على المدعوین لقراءتھيا قبل الاجتماع فتأك يد من توزیعھيا قبل الاجتماع بوقت كاف لقراءتھا.
▪ إن كنت ستقوم بتوزی ع بعض المستندات أثناء الاجتماع فتأك يد من تجھثھيا قبل الاجتماع بوقت كاف.
▪ من الأشیاء الجیدة ال يت یجب َغرسھيا بشدة في المؤسسة أن یقوم العاملون بالاستعدا يد الجی يد للاجتماعات
والاطلاع على المعلومات المرسلة إلیھم.
▪ تجھ رت البیانات:
▪ قم بتجھ يث أي بیانات ق يد تحتاجھيا يف الاجتماع.
▪ تو ُّف ير البیانات والحقائق یؤدي إل تقلیل المھاترات والجدال وتقلل فرص تأجیل الاجتماع لجمع بیانات.
▪ حاول توقع أسئلة المدعوین وجھ يز الإجابات بقد ير الإمكان.
