Page 26 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

sekali, maka pencatatan dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah

terlatih.
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

1. Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar
pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

2. Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan

ke pengarah surat.
6. Kolom kartu kendali:

• Indeks: Diisi indeks surat

• Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
• Tanggal: Diisi tanggal terima surat

• No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk

• M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
• Perihal: Diisi hal surat

• Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat

• Lampiran: Lampiran surat
• Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk

• Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar

• Tanggal surat: Diisi tanggal surat

• No surat: Diisi nomor surat
• Pengolah: Diisi unit pengolah

• Paraf: Diisi paraf pengolah surat

B. Rangkuman
Kartu Kendali adalah suatu sistem pengaturan pelaksanaan kearsipan dengan menggunakan

alat kartu yang berfungsi sebagai sarana pencatatan. Kartu Kendali terdiri dari 3 (tiga) buah
kartu dengan warna putih, kuning, dan merah. Salah satu cara dalam memudahkan

pengurusan surat masuk adalah dengan sistem kartu kendali. Kartu kendali adalah lembar
isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting,

sehingga bila surat diperlukan, dapat dengan mudah ditemukan kembali.

C. Latihan
1. Jelaskan pengertian kartu kendali!

2. Jelaskan manfaat kartu kendali!
3. Jelaskan fungsi kartu kendali dalam penyimpanan arsip!

26