Page 24 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

KEGIATAN PRAKTIKUM 3

Penggunaan Kartu Kendali

A. Uraian Materi

1. Pengertian kartu kendali
Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola

baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan surat

2. Ciri-ciri kartu kendali
a. Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat

penting, surat rahasia dan surat biasa
b. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar

2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah
3. Keuntungan menggunakan kartu kendali

a. Lebih efisien dibanding buku agenda

b. Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
c. Menghilangkan pencatatan berulang

d. Mudah melacak lokasi surat yang diproses
e. Memudahkan penyusunan arsip

f. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

4. Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia
a) Kategori surat penting adalah sebagai berikut.

Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi
yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat

lainnya.

Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain,

sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut
akan menimbulkan kesulitan.

b) Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.
Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi

instansi yang bersangkutan.

Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

24