Page 19 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

Surat masuk yang didapat dari sebuah perusahaan merupakan surat yang berhubungan

dengan instansi luar dan perusahaan lain yang menyangkut atau berhubungan dengan
proses pencatatan bisnis dari perusahaan tersebut. Persuratan dari pihak lain yang didapat

atau diterima haruslah dikelola dan dicatat pada buku agenda perusahaan tersebut. Selain
itu surat tersebut harus ditindaklanjuti isinya dan diberikan kepada pimpinan dari

perusahaan tersebut.

Isi dari surat masuk perusahaan tersebut tentunya memiliki tujuan yang ingin
disampaikan kepada perusahaan yang ditujukan dengan tujuan dan maksud kerjasama

atau proses pencatatan bisnis yang ada. Surat masuk yang diterima tentunya memiliki
alur atau proses yang dimiliki dari perusahaan tersebut. Alur yang dimiliki perusahaan

tersebut mulai dari penerimaan surat oleh resepsionis sampai dengan surat tersebut di

disposisikan pimpinan kepada staf.
3. Alur dan proses pengelolaan surat masuk perusahaan

Alur dan proses pencatatan surat masuk ini harus sesuai dan urut berdasarkan prosedur
pengelolaan surat pada perusahaan. Pengelolaan surat masuk tersebut dapat dilihat sesuai

dengan alur berikut :
a) Kurir mengantarkan surat dari perusahaan lain ke resepsionis perusahaan penerima

b) Surat yang diterima resepsionis diberikan nomor registrasi dan meneruskan surat

masuk tersebut ke Sekretaris Divisi Sekretariat
c) Setelah diterima oleh Sekretaris Divisi Sekretariat, surat tersebut dibuka dan di scan

kemudian Sekretaris Divisi Sekretariat mengarsipkan dokumen fisik dari surat
masuk tersebut

d) Proses selanjutnya adalah surat masuk tersebut diberikan kepada Direktur Keuangan

e) Surat masuk yang diberikan oleh Sekretaris Divisi Sekretariat kepada Direktur
Keuangan diawasi dan dipantau oleh Sekretaris dari Divisi keuangan

f) Setelah surat sampai dengan Direktur Keuangan, surat didisposisikan ke Kepala
Divisi Keuangan untuk memberikan perintah

g) Surat disposisi yang diterima oleh kepala Divisi Keuangan diperbarui tindakan

disposisi tersebut dan memberikan surat tersebut kepada staf divisi keuangan untuk
dilaksanakan dan dikerjakan disposisi surat yang mereka terima.

Alur dan proses pengelolaan surat yang diterima suatu perusahaan memang sangatlah
rumit dan panjang, staf yang bersangkutan mengurus surat tersebut haruslah melakukan

proses persuratan secara baik dan urut sesuai dengan prosedur pengelolaan surat pada
perusahaan tersebut.

19