Page 15 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

Laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartuukuran

kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat
disesuaikan dengan kebutuhan.

o) Alat penyimpan khusus
Alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang

khususseperti flesh disk, compact disk (CD) , kaset, dll. Alat ini mempunyai beragam

bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi.
5. Perlengkapan kearsipan

Perlengkapan penyimpanan adalah bahan pendukung yang digunakan dalam
kegiatankearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama penggunaannya

relatif singkat. Beberapa perlengkapan penyimpanan antara lain:

a) Kartu indeks
Yaitu kartu yang berukuran 15 X 10 cm yang didalamnya memuat data tentangwarkat

yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan
kembali arsip.

b) Label
Alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan

pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas dengan

berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak
perludiberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.

c) Kartu Tunjuk Silang
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selainindeks

adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalahsuatu

petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untukmenunjukan
tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yangditunjukkan.

Kartu silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cmx 7,5 cm.Ada beberapa kriteria dari
suatu arsip yang dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain :

• Jika suatu arsip memiliki lebih dari satu judul.

• Jika surat/arsip disimpan pada filing cabinet mempunyai lampiran dokumen lainyang
ukurannya besar dan tidaka memungkinkan untuk disimpan pada laci filingcabinet.

Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan 2 cara :

• Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, susun secara alfabetis
• Disimpan dibagian paling belakang laci filing cabinet, dibelakang petunjuk silang.

15