Page 10 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

c) Kebutuhan ruangan

Lazimnya kantor sebuah perusahaan atau organisasi menempati lokasi
yangstrategis guna mendapatkan citra yang bagus dimata stakeholder-nya. Kondisi

iniakan berdampak pada tingkatnya harga sewa ruangan kantor, dan
patutdipertimbangkan dalam melakukan pemilihan peralatan penyimpanan

dokumen perusahaan atau organisasi.

d) Pertimbangan keamanan
Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan, misalnya

dokumenkebijakan perusahaan, sementara dokumen lain seperti data personalia
maupundata keuangan perusahaan tentunya harus dibatasi oleh orang yang

mempunyai otoritas.

e) Biaya peralatan
Faktor lain yang patut diperhatikan adalah ketersediaan peralatan tersebut

diIndonesia. Patut dipertimbangkan bahwa tidak semua peralatan buatan luar
negeri lebih baik, bahkan ada juga yang mutunya lebih rendah dari dalam negeri.

Setelah melakukan survei peralatan produksi dalam negeri yang siperbandingkan
dengan luar negeri, misalnya jaminan after sales service, garansi, dan lain-lain,

biaya per perlatanharus sesuai dengan kemampuan. Misalnya harga sebuah filing

kabinet 4laci Rp. 100.000 sedangkan 5 laci berharga Rp 125.000 sehingga 5 laci
lebih murah 20% karena mampu menyimpan 25% lebih banyak dengan

menggunakanluas ruangan yang sama.
f) Biaya operasional penyimpanan

Biaya ini termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan

mengeloladokumen, biaya alat tulis kantor yang setara, dan biaya ruang yang
diperlukanuntuk menyimpan peralatan.

g) Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur
Jumlah pemakai yang mengakses dokumen merupakan hak yang

perludipertimbangkan sebelum membeli peralatan. Sebaliknya bila pemakai

banyak pertibangan karena lebih orang yang menyimpan dan membutuhkan
keberadaandokumen yang disimpan. Kondisi ii dapat juga disiasati dengan

mendistribusi penyimpanan dookumen sehingga penyimpanan dan pemakai tidak
berkumpul disatu tempat saja.

h) Kesetaraan peralatan

10