Page 12 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

ruangan karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan dipaku dantidak

memerlukan tempat yang luas. Sampai saat ini splinde file masih digunakan untuk
menyimpan catatan, bon, rekening dan dokumen kecil lainnya.

b) Filing cabinet
Dokumen kertas pada mulanya disimpan mendatar, dan apabila bertambahbanyakakan

disusun menurut abjad dan ditegakan. Dengan bertambahnya volume dan jumlah

dokumen yang disimpan, maka jumlah laci akan bertambah yangmengakibatkan
masalah penyimpanan dan pencarian makin sulit. Untukmemudahkan dan

mempercepat pencarian maka penjajaran vertikal sering digunakan, semakin banyak
jumlah laci yang digunakan semakin efektif asalkantidak lebih dari 5 laci karena juka

terlalu banyak laci yang digunakan akan tidak efektif lagi dari segi tata ruang. Lemari

ini disarankan dipakai untuk satu orang karyawan yang mempunyai tempat kerja yang
relatif sempit.

c) Open self file
Berupa jajaran dokumen yang ditempatkan pada lemari terbuka (sama dengan rak

buku). Umumnya rak memiliki kelebaran sampai dengan 80 cm dengan jumlahderetan
bertingkat antara 2 sampai 8 tingkat. Dokumen biasanya disimpan padafolder bukan

laci, agar pencariannya lecih cepat. Lemari ini biasanya digunakanuntuk ruang yang

kerja dengan materi dokumen yang lebih besar.
d) Map arsip

Lipatan yang terbuat dari karton/ kertas tebal atau plastik yang digunakan
untukmenyimpan arsip/ surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak,

berkisar1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain:

• Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.Daun
penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalamnya agartidak jatuh.

Pada umumnya digunakan untuk menyimpan arsip yang masihdalam proses, tetapi
dapat juga untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif,dimana map ini berisi

kumpulan arsip yang sudah dibendel/ diikat denganmenggunakan tali.

• Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini
tidakmempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/ surat yang ada di

dalamnyadigunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya bersifat

inaktif,tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan
didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

12