Page 13 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan
P. 13
• Folder, Ialah semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup. Pada
folderterdapat tab, yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan
judul file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikianrupa
sehingga dapat menambah daya muat naskah atau dokumen. Padaumumnya folder
dibuat dari kertas manila dengan ukuran panjang 35 cm, lebar24 cm dan tabnya
berukuran 8-9 cm panjang dan 2 cm lebar.
• Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung
ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hangingfolder juga
mempunyai tab untuk menuliskan kode/ indeks arsip yang ada didalamnya.
• Ordner, yaitu map besar dengan ukuran penggung sekitar 5 cm yang didalamnya
terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner
terlebih dahulu dilubangi dengan perforator. Terbuat dari karton tebal
dapatmemuat ±500 lembar arsip/ surat.
e) Guide (petunjuk dan pemisah)
Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan, dan sekaligus
berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya persegiempat
panjang dengan ukuran panjang 33-35 cm dengan tinggi 23-24 cm. Guide juga mei
tempat menyimpan kartu indeks sesuai urutan abjad, contoh kartu indeks pada
butirmpunyai tab (bagian yang menonjol di atasnya dengan ukuran samaseperti
ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan ataumencantumkan judul
dan atau kode klasifikasi dan disusun secara vortikal(berdiri).
f) Rak sortir
Ini berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diprosesdikirimkan
atau disimpan kedalam folder masing-masing.
g) Laci kartu indeks
Adalah laci tempat penyimpan kartu indeks sesuai urutan abjad, contoh kartuindeks
dengan nama Muara Jaya, disimpan didalam laci “M” sesuai dengan hurufyang
terdapat pada “Tab” (bagian yang menonjol pada kartu indeks). Contoh tabtadi berisi
huruf “Mu”.
h) Rotary (Alat penyimpan berputar)
Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alatini
dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam menempatkan dan penemuan
13
