Page 9 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

KEGIATAN PRAKTIKUM 1

Peralatan dan Perlengkapan Arsip

A. Uraian Materi

1. Definisi peralatan arsip
Peralatan kearsipan yaitu alat atau sarana yang dipakai dalam bidang kearsipan. Peralatan

ini pada umumnya tahan usang (dapat dipakai bertahun-tahun) lantaran dibentuk dengan

bahan-bahan yang berpengaruh ibarat logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan
sebagainya.

2. Fungsi peralatan arsip
Sebagai sarana penyimpanan arsip

a) Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan

dibidang kearsipan
b) Sebagai alat pelindung arsip dari ancaman kerusakan sehingga arsip tahan lama.

3. Kriteria pemilihan peralatan

Ada beberapa hal yang harusdipertimbangkan dalam memilih perlengkapan
penyimpanan, antara lain:

a) Jenis dokumen yang disimpan
Jenis dokumen yang disimpan perlu diperhatikan, misalnya apakah dokumen

yangakan disimpan terbuat dari kertas, kartu, mikro, dokumen ukuran besar,

materiaudiovisual bentuk magnetik dan elektronik, ataukah media lain dimana
masing-masing media mempunyai perilaku khusus dalam perawatannya. Syarat

penyimpanan kartu indeks berbeda dengan disket maupun CD dan berbeda
puladengan eksternal storage devices. Karena itu, diperlukan pertmbangan yang

rinciterhadap karakteristik fisik dokumen yang akan didimpan sebelum
memutuskanmembeli peralatan.

b) Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan

Peralatan bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan
dapatsecepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna. Hal ini akan

mengingkatkan nilai sebuah dokumen dala menunjang operasi organisasi.

9