Page 11 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan
P. 11
Peralatan simpan semacam folder harus setara pemanfaatannya dengan
peralatanyang telah dan akan dibeli pada masa yang akan datang. Apabila peralatan
yangakan dibeli hanya dapat beroperasi dengan menggunakan peralatan lain
dalamukuran terbatas, maka keterbatasan itu patut dipertimbangkan karena
akanmenambahkan biaya operasional.
i) Efisiensi
Produsen sadarakan pentingnya efisiennsi dalam proses penyimpanan dan
pencarian sebuah dokumen pada produk mereka. Misalnya, folder banyak
membantu ketika organisasi menyusun sistem dokumen atau mengubah ke
peralatan simpat yang baru. Penggunaan tanda warna juga membantu
identifikasidokumen serta menghindari kemungkinan salah tepat.
j) Kualitas
Kualitas alat tulis kantor ditentukan oleh berat atau jenis materi yang
digunakandalam pembuatannya. File guide memerlukan kertas yang lebih
tebaldibandingkan folder jajaran, karena panduan akan lebih sering digunakan oleh
pengguna dalam mencari sebuah dokumen, dan biasanya keberadaan alat
simpanyang dimaksud akan lebih lama dibanding alat simpan selain file guide.
k) Ekonomis
Meminimkan biaya merupakan salah satu faktor utama dalam mempertimbangkan
pembeli peralatan simpan pada berbagai organisasi, namun patut patut diingat juga
bahwa membeli peralatan yang murah merupakan pilihan yang palingekonomis.
Apabila perusahaan menggunakan file guide yang terdapat dari kertas bermutu
rendah, biasanya dalam kurun waktu yang singkat akan mudah rusaksehingga perlu
diganti dengan yang baru. Ini berarti pengeluaran ekstras. Untukitu perlu
dipertimbangkan mengenai kualitas alat simpan, sehingga tujuanekonomis akan
lebih berorientasi jangka panjang.
4. Jenis peralatan kearsipan
Perlatan penyimpanan sendiri bisa digolongkan menjadi peralatan manual, mekanik
danotomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk
dokumen,sehingga pemakai harus menuju berkas untuk menyimpan atau mengambil
dokumen.
a) Splinde file.
Splinde file sendiri merupakan jarum besar atau paku yang menghadap keatasyang
ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatakan efisiensidari segi
11
