Page 16 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

3. Lembar Pinjam Arsip (out slip)

Lembar pinjam arsip adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap
peminjaman arsip . Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip,antara lain :

• Sebagai bahan bukti adanya pinjaman arsip.

• Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapn batas waktu pengembalian
arsipyang dipinjam.

• Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang di pinjam.

• Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.
• Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut :

• Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam
• Lembar ke-2 untuk peminjaman arsip sebagai bukti peminjamanc

• Lembar ke-3 untuk petugas arsip yang disimpan pada tickle file sebagai bahan

ingatan.
B. Rangkuman

Perlengkapan kearsipan ini sangat penting bagi organisasi dan perusahaan yang
membutuhkan penyimpanan data-data otentik milik perusahaan dan organisasi. Walaupun

data-data bisa disimpan secara digital melalui komputer, seringkali backup secara hardcopy
juga dibutuhkan sebagai pengaman tambahan.

Selain sebagai sarana penyimpan berkas yang aman, berikut ini ada fungsi umum peralatan

kearsipan, antara lain:
1. Sebagai sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan.

2. Untuk mengelompokkan berkas-berkas dengan rapi, dapat diterapkan dengan sistem

abjad, tanggal pengarsipan, nomor dan sebagainya.
3. Memudahkan dan mempercepat pencarian berkas ketika membutuhkannya.

4. Menjadi sumber dokumentasi dan informasi.
5. Berguna sebagai bukti otentik atas sesuatu, yang bersifat legal.

6. Menjadi bahan pengambilan keputusan atau dapat sebagai dasar perencanaan di masa
depan.

C. Latihan

1. Berikan penjelasan pengertian peralatan arsip!
2. Berikan penjelasan pengertian perlengkapan arsip!

3. Berikan penjelasan kriteria pemilihan peralatan dan perlengkapan arsip!

16