Page 21 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, surat diserahkan kepada pimpinan

atasan atau pejabat yang berwenang atau bertanggung jawab terhadap surat tersebut.
Pimpinan kemudian membubuhkan tanda tangan di atas nama terang. Surat kemudian

diserahkan ke unit Tata Usaha (TU).
f) Pencatatan surat

Surat selanjutnya dicatat ke dalam Buku Agenda Surat Keluar oleh unit tata usaha

(TU) untuk diregistrasi atau didaftarkan.
g) Pemberian cap dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab dan diberi nomor surat,
selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda sahnya surat.

h) Melipat surat

Surat yang asli dan lampiran (bila ada) dikirim ke alamat yang dituju dnegan dilipat
secara rapi menggunakan aturan melipat surat.

i) Penyampulan surat
Surat yang sudah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah

disediakan, dan direkatkan dengan lem secara rapi.
j) Pencatatan surat di buku ekspedisi ekstern

Sebelum dikirimkan, surat tersebut dicatat di buku ekspedisi ekstern.

k) Pengiriman surat
Jasa pengiriman surat merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses

pengiriman surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan
jasa pengiriman surat yang tepat.

l) Penyimpanan surat

Surat yang asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan salinan/kopi surat dan
lampiran disimpan sebagai arsip.

B. Rangkuman
Dalam pengelolaan surat tentunya ada tata cara atau prosedur pengelolaan surat pada

perusahaan. Pengelolaan surat tidak dilakukan hanya dengan pengelolaan surat masuk tetapi

juga pengelolaan surat keluar. Dimana surat masuk dan surat keluar harus ditangani dan
dikelola dengan baik karena hal tersebut merupakan proses pencatatan bisnis dari

perusahaan tersebut. Alur dan proses pengelolaan surat yang diterima suatu perusahaan
memang sangatlah rumit dan panjang, staf yang bersangkutan mengurus surat tersebut

haruslah melakukan proses persuratan secara baik dan urut sesuai dengan prosedur
pengelolaan surat pada perusahaan tersebut.

21