Page 29 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

mengemukakan peraturan mengindeks dapat digolongkan ke dalam empat kategori yaitu:

a) Indeks nama badan pemerintahan atau swasta
b) Indeks nama organisasi atau badan sosial dan lainnya

c) Indeks nama tempat atau wilayah
d) Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:

• Nama yang memakai nama keluarga

• Nama yang memakai nama marga

• Nama yang memakai nama baptis
2. Daftar Klasifikasi Abjad

Daftar klasifikasi dalam sistem abjad dapat diartikan sebagai pengelompokan arsip
berdasarkan nama orang/badan/organisasi, secara sistematis dan logis, serta disusun

berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Nama terdiri dari
beberapa macam, antara lain:

Nama perorangan

Nama perusahaan
Instansi pemerintah

Nama organisasi dan perhimpunan
Setelah nama diindeks, kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai

dari A sampai Z, tetapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan
dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga, dan seterusnya.

Berikut contoh susunan klasifikasi abjad:

Alfred Liubana Liubana, Alfred LI

PT Agung Mulia Agung Mulia, Perseroan Terbatas AG

B. Rangkuman
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun

berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi
tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena:
1. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun1.

2. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama

3. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama
4. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

29