Page 32 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

KEGIATAN PRAKTIKUM 5

Sistem Penyimpanan Kronologis

A. Urutan Materi

1. Pengertian sistem kearsipan kronologis
Chronological filing system atau Filing System adalah suatu sistem penyimpanan atau

pencarian arsip dimana arsip-arsip disusun berdasarkan urutan waktu (dari tanggal,

bulan, tahun yang tertera di surat) yang dijadikan pokok/judul surat adalah tanggal, bulan,
tahun dibuatnya surat tersebut.

2. Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan sistem Chronological System
Kelebihan :

a) Memberikan keterangan yang real untuk penyelesaian masalah
b) Tidak memerlukan banyak indeks / cross reference

c) Pencarian arsip akan lebih terarah

d) Arsip atau data suatu kegiatan tidak terpisah-pisah
Kekurangan :

a) Tidak bisa memisahkan hubungan antara subjek umum dan khusus
b) Harus membuat file umum dan khusus yang berhubungan dengan penyelesaian

masalah

c) Harus memiliki aturan khusus dalam menatanya
d) Memerlukan indeks gabungan

3. Perlengakapan yang dibutuhkan
a) Rak / Kotak Sortir

b) Filing Cabinet (Lemari tempat menyimpan arsip)

c) Guide (kertas karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk,
pembatas dan penyangga deretan arsip)

d) Map / Folder
e) Kartu Indeks

4. Prosedur mengarsip dengan sistem Chronological System
Langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menyimpan arsip adalah sebagai berikut:

a) Teliti tanda pelepas (perintah/tindak lanjut penanganan surat misalnya perintah

arsipkan). Tujuannya untuk memastikan bahwa surat/warkat tersebut siap disimpan.
b) Catat warkat/surat ke dalam buku arsip.

32