Page 33 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

c) Indeks tanggal surat.

d) Untuk menentukan kode dan tempat penyimpanan arsip.
e) Sortir.

Bila surat/warkat yang akan disimpan banyak maka perlu disortir dengan
memasukkan surat kedalam kotak sortir untuk memudahkan penyimpanan.

f) Simpan.

Memasukkan surat/warkat ke dalam filing cabinet/tempat penyimpanan arsip.
5. Prosedur menemukan kembali arsip dengan sistem Chronological System

a) Pastikan tanggal arsip yang akan di pinjam.
b) (tanyakan tanggal arsip yang akan dipinjam jika lupa maka dapat dilihat di buku

arsip lalu tentukan laci, guide dan folder tempat arsip tersebut disimpan).

c) Kunjungi Filing Cabinet sesuai kode yang telah ditentukan.
d) Cari dan ambil arsip yang diinginkan dan ganti dengan bon pinjaman (out slip) .

e) Serahkan arsip kepada peminjam.
B. Rangkuman

Sistem Kronologi (sistem waktu) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut dibuat. Menurut The Liang Gie,

penggolongan menurut waktu adalah Menurut Anhar, sistem Kronologis adalah menurut

urut-urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat. suatu sistem kearsipan dengan
menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, bulan, atau tahun. Tanggal yang dijadikan

kode surat tanggal pembuatan surat atau tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan
surat. Filing sistem kronologi didasarkan pada urutan waktu surat atau dokumen diterima

atau waktu dikirim ke luar organisasi. Surat masuk, penyimpanannya berdasarkan atas

tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan
berdasarkan tanggal yang tertera pada surat. Keberadaan buku agenda atau kartu index

sangat penting dalam sistem ini terutama dalam proses penemuan kembali arsip yang
disimpan.

C. Latihan

1. Berikan penjelasan apakah pengertian sistem penyimpanan kronologis
2. Berikan penjelasan apakah yang dijadikan pedoman atau kata kunci dalam pembuatan

klasifikasi sistem kronologis!
3. Berikan penjelasan apakah kelebihan sistem kronologis!

4. Berikan penjelasan apakah kekurangan sistem kronologis!
5. Berikan penjelasan arsip apa sajakah yang cocok menggunakan sistem kronologis

33