Page 36 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan
P. 36

Kerugian-kerugian penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem wilayah, yaitu :

                   a)  Perlu  kerja  tambahan  karena  pemakai  harus  menyusun  dua  berkas,  yaitu  berkas
                       berdasarkan wilayah dan berkas untuk indeks.

                   b)  Bila  badan  perorangan  atau  badan  memiliki  dua  alamat,  maka  manajer  arsip
                       harusmenyusun berkas kedua alamat tersebut.

                   c)  Salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama atau nama jalanyang

                       sama yang terletak di satu daerah atau beberapa daerah tertentu.
                   d)  Memungkinan  besar  terjadi  salah  penyimpanan,  apabila  petugas  tidak  memiliki

                       wawasan pengetahuan tentang  geografis.  Harus mengetahui letak  geografis/wilayah
                       meskipun dalam surat tidak dicaantumkan secara lengkap.

                   e)  Perlu adanya guidance buku petunjuk yang menggambarkan batas- batas wilayah yang

                       menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang atau perwakilan.
                   f)  Apabila  terjadi  penambahan  wilayah  baru  harus  mengubah  daftar  klasifikasi  dan

                       perlengkapan kearsipan.
                   g)  Tidak cocok diterapkan untuk seluruh unit organisasi

               3. Menyusun daftar klasifikasi geografis
                  Sebagaimana  sistem  penyimpanan  yang  lain,  sistem  wilayah  juga  menggunakan  daftar

                  klasifikasi,  yaitu  daftar  klasifikasi  wilayah.  Untuk  membuat  daftar  klasifikasi  wilayah,

                  pengetahuan tentang nama wilayah di suatu kota, provinsi, kabupaten, bahkan negara sangat
                  diperlukan. Daftar klasifikasi wilayah memuat pengelompokan wilayah menjadi wilayah

                  utama, subwilayah, dan sub-subwilayah. Wilayah-wilayah disusun berurutan sesuai dengan
                  urutan abjad. Daftar klasifikasi wilayah dapat dibuat melalui beberapa macam cara berikut.

                  Berikut ini contoh daftar klasifikasi wilayah.

                  1.  Nama negara, yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat berdasarkan pengelompokan
                      wilayah berdasarkan nama negara.

                  2.  Pembagian  wilayah  administrasi  negara,  yakni  daftar  klasifikasi  berdasarkan
                      pengelompokan nama wilayah administrasi suatu negara.

                  3.  Wilayah  administrasi  khusus,  yaitu  daftar  klasifikasi  yang  dibuat  berdasarkan

                      pengelompokan  wilayah  administrasi  yang  khusus  untuk  kepentingan  suatu
                      badan/instansi tertentu.

               B. Rangkuman
                  Pengelolaan dokumen sistem wilayah adalah sistem penyimpanandokumen, berkas dan/atau

                  arsip  yang  dijadikan  pedoman  untuk  menyimpan  danmenemukan  kembali  arsip dengan

                  berdasarkan wilayah dari pengirim surat atauwilayah yang mengirimi surat.Jika ada surat


                                                           36
   31   32   33   34   35   36   37   38   39   40   41