Page 35 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan
P. 35
KEGIATAN PRAKTIKUM 6
Sistem Penyimpanan Geografis
A. Uraian materi
1. Pengertian sistem geografis
Pengarsipan Secara Sistem Wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat.
Pengarsipan Sistem Wilayah adalah penyimpanan berkas/surat/dokumen secara
sistematis sehingga pada saat ditemukan kembali dapat dengan mudah dicari karena
menggunakan sistematika letak suatu wilayah/tempat/kota.
Pengarsipan Sistem Wilayah banyak digunakan di kantor-kantor pemerintahan,
perusahaan-perusahaan Jasa Pengiriman Barang, maupun perusahaan yang mempunyai
relasi atau customer yang ada di berbagai daerah.
Berdasarkan dengan kebutuhan sistem geografis dapat dikelola menurut 3 (tiga)
tingkatan yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara, dan
nama pembagian wilayah administrasi khusus.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan
berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam
hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang
sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu
dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
2. Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut :
Sistem penyimpanan arsip menurut wilayah memiliki keuntungan sebagai berikut :
a) Penentuan tempat berkas secara cepat dilakukan apabila petugas mengetahui letak suatu
tempat dimana disimpan.
b) dapat diketahui dan diperoleh inforrmasi untuk masing-masing daerah berdasarkan
berkas yang disusun.
c) Perkiraan aktivitas berkas dapat segera diketahui dengan melihat seberapa sering bekas
tersebut digunakan.
d) Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui.
e) Cocok untuk organisasi yang punya kantor cabang di beberapa tempat, seperti biro
perjalanan, usaha pengiriman paket, perusahaan ekspor impor, dll.
35
