Page 45 - PIMS_Pocket Book_Test

B2.1.3.6 ก�รร้องขอให้ทำ�ก�รเปลี่ยนแปลง (Change Requests) อ�จเกิดจ�กก�รวิเคร�ะห์ผลก�รดำ�เนินง�นของโครงก�ร
B2.1.2 ก�รว�งแผน (Planning) ซึ่งส่งผลให้เกิดก�รร้องขอให้ทำ�ก�รเปลี่ยนแปลง (Cost baseline) หรือส่วนประกอบอื่นๆ ของแผนบริห�รโครงก�ร คำ�ร้องขอให้
่
ั
่
องค์กรต้องกำ�หนดขอบเขตและเป้�หม�ยของโครงก�ร โดยจัดทำ�แผนง�นและแผนดำ�เนินก�รต�งๆ เพื่อให้ม่นใจว�ก�รดำ�เนินง�น ทำ�ก�รเปลี่ยนแปลงอ�จรวมถึงก�รป้องกัน (Preventive actions) หรือก�รแก้ไขปัญห� (Corrective actions) โดยในกรณี
จะมุ่งไปสู่เป้�หม�ยของโครงก�ร รวมทั้งต้องมีก�รปรับแผนง�นให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ โดยคำ�นึงถึง มีก�รเปลี่ยนแปลงร�ยละเอียดของโครงก�รที่ส่งผลกระทบต่อต้นทุนโครงก�ร ต้องมีก�รขออนุมัติต�ม ระเบียบ / ข้อกำ�หนด /
ื
ิ
B2.1.2.1 ก�รจัดทำ�ร�ยละเอียดโครงก�รเบื้องต้น (Project Charter) เม่อมีแนวคิดที่จะริเร่มโครงก�รโดยแสดงร�ยละเอียด คำ�ส่ง ขององค์กร อีกทั้งควรให้ข้อมูลแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่�งเหม�ะสมในเร่องก�รเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติ รวมถึง
ื
ั
ิ
ั
ิ
โครงก�รเบื้องต้น เพื่อขออนุมัติเร่มศึกษ�โครงก�ร จัดต้งคณะทำ�ง�น รวมทั้งขออนุมัติงบประม�ณในก�รศึกษ�หรือเร่มโครงก�ร ข้อมูลต้นทุนที่เกี่ยวข้องด้วย
ิ
B2.1.2.2 ก�รว�งแผนง�นในร�ยละเอียดหลังจ�กได้รับก�รอนุมัติให้เร่มดำ�เนินก�รโครงก�ร โดยมีก�รกำ�หนดโครงสร�งก�รทำ�ง�น
้
และผู้รับผิดชอบโครงก�ร เพื่อให้ได้ผลสำ�เร็จต�มที่ระบุไว้ใน Project Charter B2.1.4 ก�รทำ�สัญญ�และก�รจัดซื้อจัดจ้�ง (Contracting and procurement)
B2.1.2.3 ก�รตรวจสอบ ควบคุม และร�ยง�นผลก�รดำ�เนินง�นโครงก�ร โดยมีแนวท�งปฏิบัติหรือคว�มต้องก�รที่แตกต�งกันไป องค์กรต้องทำ�สัญญ�และจัดซื้อจัดจ้�งให้เป็นไปต�มระเบียบและข้อกำ�หนดก�รจัดห�ขององค์กร โดยคำ�นึงถึง
่
่
ในแต่ละ Project Phase เปรียบเทียบกับเป้�หม�ย รวมทั้งร�ยง�นผลอย�งสมำ�เสมอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงก�ร B2.1.4.1 ก�รว�งกลยุทธ์ก�รทำ�สัญญ�และก�รจัดซื้อจัดจ้�ง (Procurement and Contract Strategy) เพื่อให้ก�รส่งมอบโครงก�ร
่
เพื่อให้ส�ม�รถเข้�ใจสถ�นก�รณ์ปัจจุบัน / แนวโน้มของโครงก�ร เปรียบเทียบกับแผน Baseline ที่ว�งไว้ เป็นไปต�มกำ�หนดเวล� และใช้งบประม�ณภ�ยในวงเงินที่ได้รับอนุมัติรวมถึงให้ได้ผลตอบแทนที่ค้มค� ซึ่งควรพิจ�รณ�
ุ
่
B2.1.2.4 กรณีที่พบว่�แนวโน้มของโครงก�รไม่เป็นไปต�มเป้�หม�ย หรือแผนง�นโครงก�รที่ใช้อยู่ไม่ส�ม�รถตอบสนองต่อสถ�นก�รณ์ ครอบคลุมถึงคว�มเสี่ยงและข้อจำ�กัดในด้�นต่�งๆ ของโครงก�ร
ปัจจุบันได้ หรือสภ�พแวดล้อมของโครงก�รเปลี่ยนแปลงไป หรือประสิทธิภ�พก�รดำ�เนินง�นไม่ได้ต�มแผน จะต้องดำ�เนินก�รแก้ไข / B2.1.4.2 ก�รบริห�รแผนก�รจัดห� (Plan Procurement Management) โดยระบุขั้นตอน / วิธีก�ร / ผู้ข�ย ที่มีศักยภ�พ เพื่อตัดสินใจ
ป้องกัน รวมถึงติดต�มผลก�รแก้ไข หรือปรับปรุงแผนง�นใหม่โดยนำ�เสนอขออนุมัติต�มอำ�น�จก�รอนุมัติขององค์กร ในก�รจัดซื้อจัดจ้�ง ซ่งส่งที่ควรพิจ�รณ�ประกอบไปด้วยแผนง�นโครงก�ร (Project Schedule) และข้อกำ�หนดก�รจัดห�
ิ
ึ
รวมทั้งจัดเก็บเป็นข้อมูลประกอบในก�รตรวจรับในอน�คตและเก็บเป็น Lesson learned ด้วย (Term of Reference: TOR)
B2.1.3 ก�รบริห�รต้นทุนโครงก�ร (Project Cost Management) B2.1.5 ก�รบริห�รคว�มเสี่ยงของโครงก�ร (Project Management of Risk)
องค์กรต้องบริห�รต้นทุนโครงก�รผ่�นกระบวนก�รว�งแผน (Planning), ก�รประม�ณก�ร (Estimation), ก�รจัดทำ�งบประม�ณ (Budgeting), องคกรตองบรห�รคว�มเสียงของโครงก�รอย่�งเป็นระบบ โปรงใส และทำ�ให้มันใจว�ทุกคว�มเสยงได้ถกระบุ ประเมน และควบคุม
ู
่
่
ี
์
้
่
ิ
่
่
ิ
ก�รจัดห�เงินทุน (Funding), และก�รควบคุมต้นทุน (Controlling) เพ่อให้โครงก�รส�ม�รถบรรลุวัตถุประสงค์ภ�ยใต้งบประม�ณ โดยเฉพ�ะอย่�งยิ่งคว�มเสี่ยงด้�นง�นปฏิบัติก�รตลอดช่วงก�รดำ�เนินโครงก�ร โดยคำ�นึงถึง
ื
ที่ได้รับก�รอนุมัติไว้ โดยคำ�นึงถึง B2.1.5.1 ก�รจัดทำ�แผนบริห�รคว�มเส่ยงต้งแต่เร่มโครงก�รโดยกำ�หนดแนวท�ง ก�รบริห�รคว�มเส่ยง, ประเมินคว�มเส่ยง
ิ
ี
ี
ี
ั
ั
ิ
B2.1.3.1 ก�รบรห�รแผนต้นทุน (Plan cost management) โดยก�รก�หนดนโยบ�ย ว�งแผน กำ�หนดข้นตอนก�รดำ�เนินง�น / แล้วจึงกำ�หนดแผนก�รตอบสนองต่อคว�มเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น ทั้งก�รป้องกันและแผนก�รลดผลกระทบ
ำ
ก�รบริห�รจัดก�ร ก�รใช้จ่�ย และก�รควบคุมต้นทุนของโครงก�ร B2.1.5.2 ก�รตรวจสอบ ติดต�ม และควบคุมคว�มเสี่ยงต�มแผนที่ว�งไว้
B2.1.3.2 ก�รประม�ณต้นทุน (Estimate cost) โดยก�รจัดทำ�ประม�ณก�รทรัพย�กรท�งก�รเงินที่จำ�เป็นสำ�หรับดำ�เนินกิจกรรม B2.1.5.3 ก�รติดต�มคว�มเสี่ยงที่อ�จจะมีก�รเปลี่ยนแปลงไปต�มระยะเวล�ของโครงก�ร หรือเม่อสภ�พแวดล้อมมีก�รเปลี่ยนแปลงไป

ื
โครงก�รให้แล้วเสร็จ โดยทำ�ก�รทบทวนคว�มเสี่ยงและม�ตรก�รควบคุมคว�มเสี่ยง ห�กพบว่�ไม่ส�ม�รถตอบสนองคว�มเสี่ยงที่เปลี่ยนแปลงไปได้
B2.1.3.3 ก�รจัดทำ�งบประม�ณ (Determine Budget) โดยรวบรวมต้นทุนประม�ณก�รของแต่ละกิจกรรม / กลุ่มง�นย่อย แล้วนำ�ม�
กำ�หนดต้นทุนพื้นฐ�นที่ควรได้รับก�รอนุมัติ (Authorized cost baseline) และเป็น Cost baseline สำ�หรับเปรียบเทียบ B2.1.6 ก�รบริห�รก�รเปลี่ยนแปลง (Management of Change)
กับผลก�รดำ�เนินง�น ติดต�ม และควบคุมโครงก�รได้ องค์กรต้องมีก�รบริห�รก�รเปล่ยนแปลงที่อ�จเกิดข้นได้ตลอดอ�ยุโครงก�ร และจัดก�รให้สอดคล้องกับข้อกำ�หนดขององค์กร
ึ
ี
B2.1.3.4 ก�รควบคุมต้นทุน (Control Costs) เป็นกระบวนก�รติดต�มสถ�นะของโครงก�ร เพื่อปรับต้นทุนโครงก�รและบริห�รจัดก�ร โดยควรประกอบด้วย 4 ขั้นตอนหลัก ดังนี้
ก�รเปลี่ยนแปลงที่มีต่อ Cost baseline ซึ่งทำ�ให้รับรู้ถึงคว�มแปรปรวน (Variance) ของแผนง�น เพื่อจะได้ดำ�เนินก�รแก้ไขปัญห� B2.1.6.1 ก�รร้องขอให้ทำ�ก�รเปลี่ยนแปลง ควรระบุถึงเหตุผลหรือคว�มจำ�เป็นสำ�หรับก�รเปลี่ยนแปลงที่ร้องขอ
(Corrective Action) และลดคว�มเสี่ยงด้�นระยะเวล�, งบประม�ณลงทุน และคุณภ�พโครงก�รให้เหลือน้อยที่สุด B2.1.6.2 ก�รทบทวนคำ�ร้องขอก�รเปลี่ยนแปลงโดยเม่อได้รับก�รร้องขอให้ทำ�ก�รเปล่ยนแปลง ควรศึกษ�ร�ยละเอียดของก�รร้องขอ
ื
ี
จนได้ผลตอบแทนท�งธุรกิจที่องค์กรประม�ณก�รไว้ ให้ถี่ถ้วน รวมถึงศึกษ�คว�มเสี่ยง / ผลกระทบที่อ�จเกิดขึ้นต่อโครงก�ร ซึ่งอ�จมีก�รขอคว�มคิดเห็นจ�กผู้เชี่ยวช�ญเฉพ�ะด้�น
B2.1.3.5 ก�รประม�ณก�รต้นทุน (Cost Forecasts) เพื่อให้เป็นไปต�มประม�ณก�รงบประม�ณที่จะต้องใช้จนกว่�โครงก�รจะแล้วเสร็จ B2.1.6.3 ก�รอนุมัติหรือปฏิเสธก�รเปลี่ยนแปลงโดยผู้บริห�รโครงก�รที่มีอำ�น�จอนุมัติ โดยห�กวงเงินของก�รเปลี่ยนแปลงเกินกว�
่
หรือระยะเวล�ค�ดก�รณ์ที่โครงก�รจะแล้วเสร็จ (EAC-Estimate at completion) ผ่�นก�รทบทวนงบประม�ณต�มรอบ อำ�น�จอนุมัติของผ้บริห�รโครงก�ร ต้องมีก�รเสนอต่อผ้มีอำ�น�จอนุมัติต�มที่องค์กรกำ�หนด และเม่อพิจ�รณ�อนุมัติหรือ
ื
ู
ู
ื
่
่
ึ
ระยะเวล�ที่องค์กรกำ�หนด รวมทั้งทำ�ก�รปรับประม�ณก�รค�ใช้จ่�ยอย�งต่อเน่อง เพื่อเพิ่มคว�มแม่นยำ�ม�กข้นในระหว�ง ปฏิเสธก�รเปลี่ยนแปลงแล้วเสร็จ ต้องแจ้งผู้ร้องขอทร�บผลก�รพิจ�รณ� ทั้งนี้ต้องไม่มีก�รเปลี่ยนแปลงก่อนได้รับก�รอนุมัติ
่
ั
้
ทีโครงก�รก�วหน�ไปในแต่ละข้นตอน ซ่งจะทำ�ให้ก�รประเมินค�ใช้จ�ยต่อผลประโยชน์ของก�รลงทุนโครงก�ร B2.1.6.4 ก�รบันทึกคำ�ร้องขอให้ทำ�ก�รเปล่ยนแปลงไว้ในระบบก�รควบคุมเอกส�รของโครงก�ร แม้ว�ผลของคำ�ร้องจะได้รับก�รอนุมัต ิ
่
้
่

่
ึ
่
ี
(Cost / Benefit analysis) มีคว�มแม่นยำ�ม�กขึ้น ก่อนที่จะมีก�รอนุมัติเงินลงทุนและทรัพย�กรให้แก่โครงก�รจำ�นวนม�กขึ้น หรือไม่ก็ต�ม
ในขั้นตอนต่อไป
44 45