Page 16 - Pengelolaan Rapat

MATERI

A PRINSIP DASAR PENYELENGGARAAN RAPAT

1. 5W + 1H

a. Mengapa (Why)

Mengapa rapat ini perlu dilakukan?
Langkah ini bertujuan untuk mengetahui kepentingan dan urgensi sehingga
memperjelas topik/masalah yang akan dibahas dalam rapat.
b. Apa (What)

Apa masalah atau topik yang akan dibahas dalam rapat?
Perumusan agenda rapat disusun untuk membahas masalah yang dihadapi
sehingga rapat memiliki tujuan yang jelas.
c. Siapa (Who)

Siapa saja yang seharusnya diundang dalam rapat?
Menentukan peserta rapat berdasarkan relevansi dengan tujuan rapat dari masalah
yang dihadapi.

d. Dimana (Where)
Dimana tempat penyelenggaraan rapat?
Pemilihan tempat rapat yang nyaman dan representatif untuk memastikan
suasana rapat yang kondusif.

e. Kapan (When)
Kapan waktu pelaksanaan rapat?
Menentukan hari, tanggal, dan jam rapat, dengan mempertimbangkan untuk
memperjelas pelaksanaan rapat untuk dihadiri oleh peserta rapat.

f. Bagaimana (How)

Bagaimana teknis pelaksanaan rapat?
Menentukan apakah rapat akan dilakukan secara rutin atau sekali saja, apakah
bersifat tertutup atau terbuka, serta mempertimbangkan penggunaan berbagai
alat seperti laptop, LCD proyektor, sound system, video, dan sebagainya.

Ayo Berpikit Kritis

Menurut pendapat kalian, mengapa 5W + 1 H perlu dipertimbangkan
sebelum melaksanakan rapat?

4
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT