Page 17 - Pengelolaan Rapat

MATERI

B PERSIAPAN RAPAT

1. Persiapan Administrasi

Untuk merencanakan administrasi rapat, beberapa hal perlu diperhatikan antara
lain :

a. Menentukan Peserta Rapat
Identifikasi pihak yang relevan untuk diundang ke dalam rapat. Peserta rapat yang
diundang berdasarkan permasalahan yang dihadapi. Misalnya: masalah rapat
“Perubahan Tampilan Packaging Produk untuk Peningkatan Hasil Pemasaran”
sehingga peserta rapat yang diundang adalah departemen produksi dan departemen
pemasaran sedangkan departemen lain tidak dilibatkan sebagai peserta rapat karena
tidak ada relevansi dengan masalah rapat.

b. Notula Rapat Sebelumnya
Memahami notula rapat sebelumnya untuk memaham isi dan relevansi rapat yang
akan dilaksanakan. Notula sebelumnya harus memiliki relevansi dengan rapat yang
akan dilaksanakan. Misalnya: masalah rapat “Evaluasi Perubahan Tampilan
Packaging Produk untuk Peningkatan Hasil Pemasaran” sehingga notula sebelumnya
yang digunakan “Perubahan Tampilan Packaging Produk untuk Peningkatan Hasil
Pemasaran”.

c. Makalah atau Kertas Kerja
Siapkan makalah atau kertas kerja yang akan menjadi bahan pembahasan utama.
Makalah atau kertas kerja memperjelas pembahasan rapat karena berisi pokok-
pokok masalah sehingga rapat akan berjalan sesuai dengan tujuan.

d. Peraturan yang Dibutuhkan
Pastikan peraturan yang diperlukan tersedia untuk mendukung jalannya rapat.
Peraturan berpengaruh terhadap ketertiban peserta rapat dalam mengikuti
pelaksanaan rapat. Misalnya: Peserta rapat dilarang melakukan aktivitas lain yang
dapat mengganggu jalannya rapat, dilarang makan dan minum ketika rapat
berlangsung, dilarang melakukan monopoli rapat, datang 15 menitsebelum rapat
dimulai.

5
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT