Page 18 - Pengelolaan Rapat

MATERI

e. Mempersiapkan Materi Rapat
Mengumpulkan bahan rapat sebagai acuan seperti majalah,buku, media cetak, atau
bahan elektronik sesuai dengan materi yang akan dibahas. Materi rapat disesuaikan
dengan dengan masalah rapat. Misalnya: masalah rapat “Strategi Pemasaran Produk
A” karena pokok-pokok yang dibahas banyak, maka dapat menggunakan powerpoint
yang mencakup poin-poin yang disusun lebih ringkasan namun sudah mencakup
keseluruhan.

f. Membuat Agenda dan Susunan Acara Rapat
Agenda rapat merupakan daftar pokok-pokok masalah rapat yang akan dibahas,
sementara susunan acara memberikan penjelasan lebih rinci mengenai pokok-pokok
tersebut dalam artian memberikan gambaran jelas kegiatan rapat dari awal hingga

akhir. usunan acara harus disusun dengan berurutan, menguraikan urutan acara
rapat secara garis besar. Sebelum penyusunan, sekretaris perlu berkonsultasi dengan
pimpinan rapat untuk memastikan kejelasan acara yang akan dijalankan.

g. Membuat Undangan Rapat
Surat undangan adalah pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu
acara tertentu di tempat dan waktu tertentu. Undangan yang dibuat perlu memenuhi
beberapa ketentuan agar efektif, di antaranya:
1) Terdapat kop surat atau kepala surat.
2) Terdapat nomor surat undangan dan tanggal pembuatan surat.

3) Terdapat perihal undangan rapat.
4) Terdapat nama-nama pesertarapat yang diundang.
5) Terdapat hari, tanggal,waktu, dan tempat pelaksanaan rapat.
6) Ditandatangani oleh orang yang bertanggung jawab atas suratundangan tersebut.
Waktu penyebaran undangan sebaiknya tidak terlalu jauh dari tanggal rapat. Jarak
waktu yang terlalu jauh dapat membuat peserta lupa. Seorang sekretaris perlu
memperkirakan waktu penyebaran undangan agar pesertamemiliki cukup
kesempatan untuk mempersiapkan kehadiranmereka. Pemikiran terhadapwaktu
untuk mencetak,memproses, dan mengirim undangan juga perlu diperhitungkan.

h. Membuat Daftar Hadir Rapat
Terdapat dua jenis daftar hadir yaitu buku tamu dan daftar hadir yang memerlukan
tanda tangan peserta rapat (dibuat di atas selembar kertas). Fungsinya adalah untuk
mengetahui jumlah peserta yang hadir rapat, yang berguna untuk perencanaan
kebutuhan seperti jumlah kursi dan konsumsi, serta sebagai referensi untuk
penyusunan notula rapat dan dokumentasi.

6
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT