Page 92 - Pengelolaan Rapat

EVALUASI

4. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan notula sebagai berikut:
a. Bila rapat tersebut merupakan rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut

rapat, bulan,dana. tahun rapat.
Kunci Jawaban dapat diakses pada link dibawah untuk
b. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat, apakah rapat tersebut
mendapatkan izin
merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah,atau rapat
pengambilan keputusan.
c. Susunan notulalengkap: dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda
https://drive.google.com/drive/folders/1ZIbRJjRHyEkw
tangan pimpinan dan notulis rapat
Ge7gNzHKCOOEZkZslULW?usp=sharing
d. Walaupun notula dibuat ringkas,tetapi setiap peserta yang berbicara perlu
disebut namanya
e. Keputusan yang diambildalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap.

f. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat risalah sntara lain:
1) Memahami agenda rapat untuk membantu perolehan informasi mengenai apa
yang perlu dicatat ketika rapat berlangsung

2) Menyusun risalah segera saat rapat berlangsung
3) Periksa susunan risalah dan jika perlu ditambahkan catatan tambahan
4) Periksa untuk memastikan semua keputusan, tindakan, dan usulan dicatat jelas

5) Pastikan untuk memasukkan detail mengenai:
a) Khusus untuk risalah direksi, disarankan mencantumkan uraian singkat
dari setiap tindakan yang diambil serta alasan dibalik keputusan tersebut

b) Tuliskan argumen utama yang menjadi keputusan hasil rapat
c) Pengeditan untuk memastikan singkat dan jelasnya, sehingga mudah

dibaca dan dipahami
d) Menyusun risalah bersikap objektif dan menghindari pengamatan pribadi

karena risalah hanya bersifat fakta
e) Tidak melakukan pencatatan secara keseluruhan dalam pembicaraan rapat,

hanya mencatat keputusan, tugas, langkah-langkah maupun poin penting
lainnya
6) Ketika rapat berlangsung, notulis membacakan risalah dan meminta peserta
rapat meninjau ulang dan memberikan tambahan maupun koreksi.

7) Melakukan penggandaan dan distribusi risalah rapat kepada pihak yang
relevan dengan topik rapat. Sebelumnya perlu mendapatkan persetujuan
terlebih dahulu dari pimpinan rapat

80
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT