Page 8 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

Sementara dalam bahasa Inggris yaitu, "office" yang memiliki enam pengertian diantaranya
adalah:
Kewajiban, tugas atau fungsi.
Jabatan
Markas atau ruang seorang pimpinan beserta stafnya menjalankan aktivitas usaha
pokoknya.
Jasa pelayanan
Tugas, pekerjaan atau komposisi unsur-unsur tertentu.
Tempat atau ruang yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha.

Dari berbagai pengertian diatas, selanjutnya pengertian perkantoran berkembang di
Indonesia yang diartikan sebagai tempat untuk memproses data dan informasi. Dalam hal
ini kegiatan memproses yang dimaksudkan mengarah pada kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, pendistribusian maupun penyimpanan data dan informasi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran merupakan serangkaian kegiatan
teknis dan bersifat pelayanan yang memiliki peran pokok pokok dalam pelaksanaan
kegiatan operatif, serta berperan dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih
efektif.

2. Tujuan Administrasi Perkantoran

Berdasarkan definisi yang telah disebutkan di atas, secara umum tujuan dari administrasi
perkantoran ini adalah agar tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Adapun secara umum tujuan dari administrasi perkantoran adalah sebagai berikut.
a. Memberikan data dan informasi yang lengkap kepada pihak yang membutuhkan untuk
melaksanakan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
b. Mengawasi pekerjaan kantor untuk memastikan penerapan standar kualitas, tenggat
waktu dan prosedur yang memadai.
c. Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar layanan
dalam kaitannya dengan manajemen.
d. Verifikasi, kontrol, dan evaluasi pekerjaan dengan membuat laporan yang berkaitan
dengan kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian.

3. Fungsi Administrasi Perkantoran
Secara umum terdapat lima fungsi administrasi perkantoran dalam kaitanya dengan
operasional suatu organisasi. Berikut ini adalah uraian fungsi administrasi perkantoran
tersebut:
a. Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal,
termasuk pengarsipan dan penyalinan.
b. Fungsi teknis, yaitu fungsi administratif yang memerlukan pendapat, keputusan, dan
keterampilan kantor yang memenuhi syarat.
c. Peran Analis, yaitu peran manajerial yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif
serta kemampuan mengambil keputusan secara cepat dan tepat.
d. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan analisis dan evaluasi
sebagai dasar untuk memutuskan sesuatu, serta keterampilan untuk berkomunikasi
dengan orang lain.
e. Fungsi manajerial, yaitu fungsi administratif yang memerlukan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran, dan pemberian motivasi.

Teori dan Praktik Perkantoran 2