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75 SESSION FICHE THÉMATIQUE N° 1
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NUMÉRO 1

HARO SUR LES ANNEXES !

LE 12 MAI 2022, LE PRÉSIDENT AMBROSIANO SIGNAIT LA CIRCULAIRE
CSN N° 2022-01 ATTIRANT NOTRE ATTENTION SUR LA PRATIQUE
DES ANNEXES AU REGARD NOTAMMENT DES CONTRAINTES RGPD
ET CNIL.

a circulaire invite le judiciaire), il en existe d’autres qui contiennent des données
notaire à être attentif personnelles au sens du RGPD et de la CNIL.
Lau fait que les pièces ■ Ainsi l’ordonnance du juge des tutelles prononçant une
annexées ne doivent mesure de protection qui fait état à la fois du nom du
contenir aucune donnée personnelle, après avoir rappelé majeur protégé ou des personnes entendues, ainsi que
que : « L’annexe peut être définie comme une pièce jointe à d’éléments propres au psychisme.
l’acte notarié ; elle sert de justification à une déclaration, à ■ Nous pouvons également viser les procès-verbaux
une énonciation contenue dans l’acte. Seules certaines pièces d’assemblée générale qui contiennent le nom des
dont la loi impose la présence doivent être obligatoirement copropriétaires présents ou représentés, absents, croisés
annexées aux actes. » avec une adresse alors même qu’ils ne sont pas partie à
l’acte. Le Gouvernement a, du reste, émis une ordonnance
QU’EST-CE QU’UNE DONNÉE PERSONNELLE ? visant spécialement la dispense d’annexe de ces éléments .
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La donnée personnelle est définie de la manière sui- (Quant à la pratique d’annexer les règlements de copropriété,
vante sur le site internet de la CNIL : « Une donnée on rappellera l’article 22.2 du RPN qui semble l’interdire).
personnelle est toute information se rapportant à une per- ■ Les baux que l’on annexe aux actes de vente de biens loués
sonne physique identifiée ou identifiable. (…) contiennent, là encore, des éléments pouvant concerner
Une personne physique peut être identifiée : par exemple des cautions même libérées de leurs
■ directement (exemple : nom et prénom) ; engagements par suite des renouvellements successifs du
■ indirectement (exemple : par un numéro de téléphone bail. Outre leurs noms et adresses, les usages rapportés au
ou de plaque d’immatriculation, un identifiant tel que montant des loyers laissent entrevoir leur situation
le numéro de Sécurité sociale, une adresse postale ou économique.
courriel, mais aussi la voix ou l’image). Récemment, l’auteur de ces lignes a été confronté à la situation
L’identification d’une personne physique peut être réalisée : d’une annexe d’un jugement d’expulsion d’un couple de
■ à partir d’une seule donnée (exemple : nom) ; locataires, jugement dont l’exposé des motifs rapportait des
éléments propres à leur intimité (violences, abandon…).
■ à partir du croisement d’un ensemble de données
(exemple : une femme vivant à telle adresse, née tel EN CONCLUSION…
jour et membre dans telle association). » ■ Quelques années plus tard, l’acte et ses annexes, sous la
L’article 4 du RGPD la définit comme suit : forme d’un fichier unique, seront transmis à un confrère
« On entend par “données à caractère personnel”, toute qui nous en fera la demande, sans même prendre la peine
information se rapportant à une personne physique iden- de vérifier qu’il est dûment mandaté par une personne
tifiée ou identifiable. Est réputée être une “personne phy- habilitée à se procurer une copie de l’acte, sa seule qualité
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sique identifiable” une personne physique qui peut être de notaire n’y suffisant pas , avec les risques qui en découlent.
identifiée, directement ou indirectement, notamment par ■ Notre vraie responsabilité n’est pas celle qu’on croit s’évi-
référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’iden- ter en annexant, à tout va, des éléments dont la présence
tification, des données de localisation, un identifiant en n’est pas obligatoire : elle est de garantir la sécurité juri-
ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à dique de nos clients et des tiers, y compris dans le trai-
son identité physique, physiologique, génétique, psychique, tement de leurs données personnelles.
économique, culturelle ou sociale. » ■ En faisant reposer la force de l’acte authentique sur celle
de ses annexes, nous la dévaluons. L’acte doit se suffire
La circulaire donne donc la consigne de « mettre fin à lui-même. À nous d’être créatifs et inventifs pour nous
à la pratique consistant à annexer des pièces conte- ménager autrement la preuve du contenu de nos actes !
nant des données à caractère personnel » et conclut
en disant qu’une « pièce contenant des données personnelles ■ Thomas BLEHAUT
ne doit pas être annexée à un acte notarié si sa présence n’est
rendue obligatoire par aucun texte ».

QUELLES CONSÉQUENCES EN TIRER ? 1 - Ordonnance n° 2015-1075 du 27 août 2015 relative à la simplification
des modalités d'information des acquéreurs prévues aux articles L. 721-2 et
Outre les exemples d’annexes à éviter donnés par la circu- L. 721-3 du Code de la construction et de l'habitation
laire (pièces d’identité, BODACC, interrogation du casier 2 - Article 8.2.1.2 du Règlement professionnel du notariat

8 LE JOURNAL DE L’ ASSEMBLÉE DE LIAISON / N° 85 OCTOBRE 2024