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NOTA INTRODUTÓRIA

A qualidade de um sistema de arquivo pode ser medida, entre outros indicadores, pela sua capacidade de
recuperação de informação em tempo útil e com menor uso de recursos. Para esta realidade concorrem vários
fatores, dos quais se evidencia a existência de instrumentos normativos de classificação que garantam essa

eficiência e eficácia.

A classificação em arquivo é uma função essencial por conferir aos documentos recebidos e produzidos por
uma organização, no âmbito das suas atribuições e competências, coordenadas e atributos facilitadores de

uma identificação e localização célere. É nesse sentido que um PCA é um instrumento estruturante que “regista
o sistema de classes pré-definidas e as respetivas notas de aplicação, nomeadamente quanto ao âmbito das

classes e à ordenação das unidades arquivísticas abrangidas por cada uma, de modo a determinar toda a
(1)
estrutura do arquivo” .
O PCA em uso na IGAI foi desenvolvido em 2008 pela SGMAI na sequência do projeto Plataforma Comum de

Modernização que visava criar um modelo de interoperabilidade semântica, com vista à troca e circulação de
documentos eletrónicos entre diferentes entidades da AP . Com o desenvolvimento, a partir de 2012, .do
(2)
projeto MEF, o PCA-MAI ficou desatualizado e desajustado a uma classificação de arquivo que se quer
funcional e onde sejam identificados os PN das organizações que integram o universo da AP.

O PCA que agora se apresenta, adiante designado por PCA-IGAI, está estruturado segundo a MEF e visa
melhorar o sistema de classificação dos documentos de arquivo da IGAI, independentemente do seu suporte,

facilitar a interoperabilidade semântica com os serviços e organismos AP que tenham ou venham a adotar
planos de classificação conforme a MEF, em particular os do universo da Administração Interna e, por fim, dar

cumprimento a obrigações contratuais da IGAI no âmbito do programa PAEIS .
(3)
A MEF é uma estrutura classificativa de arquivo desenhada com o objetivo de atribuir maior eficácia à gestão

documental e incrementar uma interoperabilidade semântica nas trocas documentais. Foi desenvolvida pela
DGLAB com o envolvimento dos serviços e organismos da Administração Central, Local e Regional e contempla

as funções (1.º nível/classes), as subfunções (2.º nível/subclasses) e os PN (3.º e 4.º nível) de toda a AP .
4
Identificam-se as classes MEF (1.º nível) :
(5)
 100 – ORDENAMENTO JURÍDICO E NORMATIVO;
 150 – PLANEAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA;

 200 – EXECUÇÃO DA POLÍTICA EXTERNA;

(1) ALVES, Ivone e outros. Dicionário de terminologia arquivística. Lisboa: IBNL, 1993. pág. 74. ISBN 972-565146-4.
(2) Projeto desenvolvido em 2006 sob coordenação da PCM e o envolvimento da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e da
Administração Pública, da SGMAI, da Secretaria-Geral do Ambiente e Desenvolvimento Regional, do IPJ, do IAN/TT e do CEGER.
(3) Com adesão ao PAEIS em 2012 a IGAI estava obrigada, no prazo de dois anos, a aplicar o esquema MIP e a MEF ao seu sistema de
arquivo de forma a contribuir para o desenvolvimento de uma Administração Eletrónica. A não conformidade do PCA em uso na IGAI à
MEF e o não alinhamento da aplicação informática de gestão documental ao esquema MIP confere um incumprimento no que respeita
aos deveres e obrigações da IGAI como membro aderente ao PAEIS, o qual deve ser rapidamente sanado.
4 O 3.º e o 4.º nível da MEF, correspondentes aos PN da AP, constam de uma lista designada “Lista Consolidada”.
(5) Em anexo identificam-se as classes e subclasses da MEF e os PN da IGAI a partir da Lista Consolidada (ANEXO 1).

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVO NIT-1 | IGAI_PCA_20230201_NOTA INTRODUTORIA | V1