Page 8 - 00_IGAI_PCA_20230201_v2
P. 8
A implementação do PCA-IGAI vai obrigar a uma mudança cultural interna, considerando a existência de novos
paradigmas classificativos – o documento de arquivo deixam de ser classificados segundo uma lógica orgânica
para serem classificados segundo uma lógica funcional – e exigir o envolvimento de todos(as) os(as) que no
seu dia a dia profissional são obrigados(as) a classificar documentos de arquivo e a organizar processos
documentais.
A título de exemplo, entre outros, refira-se as Auditorias onde deverá ser constituído/aberto 1 processo para
a documentação produzida e/ou recebida no âmbito da preparação e execução da respetiva auditoria e 1
processo para o respetivo relatório final, já que o destino final de cada um dos processos em causa é distinto.
500.10.001.01 – REALIZAÇÃO DE AUDITORIAS: REPARAÇÃO E EXECUÇÃO.
500.10.001.02 - REALIZAÇÃO DE AUDITORIAS: RELATÓRIO FINAL (9
No caso das Inspeções deverá igualmente ser constituído/aberto 1 processo para com documentação
produzida e/ou recebida no âmbito da sua preparação e execução e 1 processo para o respetivo relatório final,
já que o destino final de cada um dos processos é distinto.
500.10.300.01 – REALIZAÇÃO DE INSPEÇÃO: REPARAÇÃO E EXECUÇÃO.
500.10.300.02 - REALIZAÇÃO DE INSPEÇÃO: RELATÓRIO FINAL (10) (11) .
A implementação do PCA-IGAI vai igualmente obrigar a um esforço acrescido de todas as unidade orgânicas
no sentido de ser encontrada uma equivalência com a estrutura classificativa dos documentos de arquivo ainda
em uso e o PCA-IGAI, onde provavelmente muitos processos documentais, ou parte deles, poderão deixar de
existir de forma autónoma, por a sua documentação passar a estar integrada em outros PN identificados no
novo plano classificativo.
O processo de mudança será sempre apoiado pela GDBA, mas, por incapacidade humana de resposta desta,
caberá a cada unidade orgânica da IGAI encontrar essa equivalência, tanto mais que apenas elas, enquanto
unidades produtoras, conhecem verdadeiramente os conteúdos dos respetivos PN.
Em fase de implementação do PCA-IGAI, poderão ocorrer correções quanto à identificação de PN e quanto ao
tipo de intervenção de cada unidade orgânica sobre os mesmos (12) .
Por último, importa sublinhar a importância do PCA-IGAI enquanto nova estrutura classificativa de arquivo,
considerando a desatualização do PCA-MAI até agora em uso e, sobretudo, as vantagens na sua utilização na
relação com outros serviços e organismo do MAI ou da AP em geral que já tenham ou venham a ter estruturas
classificativas de arquivo conforme a MEF/Lista Consolidada.
(9) O primeiro processo (500.10.001.01) tem por destino final a eliminação findos os prazos de retenção administrativa ,enquanto o segundo
processo (500.10.001.02) deverá ser conservado permanentemente.
(10) O primeiro processo (500.10.300.01) tem por destino final a eliminação findos os prazos de retenção administrativa enquanto o segundo
processo (500.10.300.02) deverá ser conservado permanentemente.
(11) A existência de 4.º nível na estrutura MEF é justificada pela necessidade de não conservar permanentemente a totalidade da
documentação de determinados PN, já que, apenas parte do respetivo universo documental tem valor probatório ou histórico. É reduzido
o número de PN na MEF/Lista Consolidada com 4.º nível.
(12) Poderá ocorrer a necessidade de subtrair e/ou incluir PN no PCA-IGAI.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVO NIT-5 | IGAI_PCA_20230201_NOTA INTRODUTORIA | V1
