Page 48 - Manual Taller

3.3.2. DISTINGUIR LO URGENTE DE LO IMPORTANTE

Cada jornada nos trae cosas urgentes que rara vez son importantes.

En ningún caso debe confundirse la urgencia con la importancia, son
cuestiones que pueden estar relacionadas pero que son totalmente diferentes

y no tienen el mismo valor jerárquico.

Un asunto es importante cuando afecta a los objetivos prioritarios

establecidos, cuando se refiere a las áreas estratégicas de un organismo, y
tiene clara repercusión y de forma considerable en los costos o ingresos de

las mismas. Una pregunta que nos ayuda a distinguir si un asunto es o no
importante es:

¿Qué pasa si no lo hago?

Si no sucede nada, el asunto no es importante.

Por el contrario, un asunto es urgente cuando se considera que no
puede esperar, que hay que realizarlo de forma inmediata. En muchas

ocasiones somos nosotros/as mismos/as los/as generadores/as de la

urgencia por no tener una mínima planificación o porque somos incapaces de
delegar en nuestros/as colaboradores/as. También hay ocasiones en que las
urgencias proceden de nuestros/as colaboradores/as, que rebotan los

problemas por comodidad o incapacidad de resolverlos. Por último, las

urgencias pueden ser generadas a través de nuestras relaciones
externas/internas como son los/as ciudadanos/as, proveedores/as,
compañeros/as de otros departamentos, etc.

Muchas veces lo importante está relacionado con las oportunidades y
lo urgente con los problemas. Lo grave de estos elementos es que los asuntos

urgentes nos impiden abordar los importantes.

3.4. LAS REGLAS DEL USO EFICAZ DEL TIEMPO

Cada programa refleja el conjunto único de prioridades y

responsabilidades de la persona que lo ha realizado. No hay dos personas que
tengan exactamente la misma idea de lo que constituye la gestión perfecta

del tiempo. La idea final es simplemente ver si la relación con el tiempo es

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