Page 70 - الدليل التنظيمي لادارة التوجيه والارشاد بنات الاصدار الثاني 1443هـ مديرة ادارة التوجيه والارشاد د/غادة صلاح منصوري
P. 70
مشروع تطوير وتحسين جودة إدارة التوجيه والإرشاد ج – )1-3-6(-د ت 2
بالإدارة العامة للتعليم بمحافظة جدة لنظام ISO9001:2015
1443 / 3 / 22ه 2
>> مسمى الوظيفة
مساعد اداري مسؤولة الشكاوى
>> الارتباط الوظيفي
بمديرة إدارة التوجيه والإرشاد.
>> المسؤولون اتجاهه
-
>> ملخص الوظيفة
إدارة وتنظيم الاعمال الإدارية الخاصة بالشكاوى.
>> مهام الوظيفة
«استلام الشكاوى الواردة للإدارة.
«اعداد الخطابات والتكليفات للجهة التابعة لها وفق توجيه مديرة الإدارة .
«متابعة انجاز المعاملات واعداد الرد في الوقت المحدد.
«مراجعة خطابات الرد مع المشرفة المسؤولة.
«توقيع الخطاب من مديرة الإدارة.
«تسليم الخطاب لمسؤولة الصادر الداخلي أو الخارجي للاتصالات الإدارية.
«استلام صورة من الخطاب بعد انهاء التصدير.
«ابلاغ المسؤولة في الإدارة عن انهاء انجاز المعاملة .
«حفظ الشكاوى في الملفات الخاصة بها .
«ارشفة المعاملات الكترونيا .
«انشاء قاعدة بيانات وتحديثها .
«اعداد تقرير احصائي شهري عن الشكاوى .
«تصنيف الشكاوى ومتابعة سيرها ورفع تقرير اسبوعي عن المعاملات والرفع به لمديرة الإدارة
>> الاتصالات والعلاقات الداخلية والخارجية
«حضور الاجتماعات مع مديرة الإدارة أو حسب ما تكلف به.
«التواصل المباشر مع مديرة الادارة ورئيسات الوحدات والمساعد الإداري.
الإصدارالثاني 1443/1/14هـ 69
