Page 73 - الدليل التنظيمي لادارة التوجيه والارشاد بنات الاصدار الثاني 1443هـ مديرة ادارة التوجيه والارشاد د/غادة صلاح منصوري

‫مشروع تطوير وتحسين جودة إدارة التوجيه والإرشاد‬ ‫ج‪ – )1-3-6(-‬د ت ‪2‬‬
‫بالإدارة العامة للتعليم بمحافظة جدة لنظام ‪ISO9001:2015‬‬

‫‪1443 / 3 / 22‬ه‬ ‫‪2‬‬

‫>> مسمى الوظيفة‬

‫مساعد اداري مسؤولة القضايا‬

‫>> الارتباط الوظيفي‬

‫بمديرة إدارة التوجيه والإرشاد‪.‬‬

‫>> المسؤولون اتجاهه‬
‫‪-‬‬

‫>> ملخص الوظيفة‬

‫إدارة وتنظيم الاعمال الإدارية الخاصة بالقضايا‪.‬‬

‫>> مهام الوظيفة‬

‫مهام مسؤولة القضايا‪:‬‬
‫أولا‪-‬حفظ القضايا ‪.‬‬

‫‪.1‬استلام القضايا الواردة والحفاظ على سرية القضايا بحفظها في أظرف وإغلاقها ‪.‬‬
‫ثانيا‪-‬تحرير المراسلات الكتابية‬
‫‪.1‬تحرير الخطابات‪.‬‬

‫‪.2‬اعداد الملف الخاص لحفظ الخطابات والمعاملات الصادرة من الوحدة ‪.‬‬
‫ثالثا‪-‬تنظيم اجتماعات لجنة القضايا‪:‬‬

‫‪.1‬الاعداد لاجتماع لجنة القضايا والتنسيق مع الأعضاء ‪.‬‬
‫‪.2‬حضور الاجتماعات الخاصة بلجنة القضايا وتدوين الملاحظات والقرارات ‪.‬‬

‫‪.3‬تحرير محاضر اجتماعات لجنة القضايا وتوقيع أعضاء اللجنة ‪.‬‬
‫‪.4‬الاحتفاظ بمحاضر الاجتماعات في الملف الخاص مع تزويد المساعدة للشؤون التعليمية بصورة‬

‫منه ‪.‬‬

‫>> الاتصالات والعلاقات الداخلية والخارجية‬

‫«حضور الاجتماعات مع مديرة الإدارة أو حسب ما تكلف به‪.‬‬
‫التواصل المباشر مع مديرة الادارة ورئيسات الوحدات والمساعد الإداري‬

‫>> مسؤوليات أخرى‬

‫«أن تكون عضواً في اللجان التي تحددها مديرة الإدارة‪.‬‬

‫الإصدارالثاني ‪1443/1/14‬هـ ‪72‬‬