Page 125 - E-Modul

Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan

suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan
mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga

harus mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang

datang ke kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar
tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.

2. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Menerima Tamu

Dalam menerima tamu seorang sekretaris harus memperhatikan hal sebagai berikut.

a. Apabila sudah ada jaji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus
memberitahukan dan meminta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu

dipertimbangkan).
b. Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum dan bersalaman.

c. Berikan sapaan ramah kepada tamu.
Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor

adalah sebagai berikut.

1. Penataan Ruangan Tamu
Sekretaris alangkah baiknya untuk memeriksa tata ruang penerimaan tamu, yaitu

sebagai berikut :

• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
• Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :

- Buku tamu
- Kartu pengenal tamu

- Majalah atau koran
- Brosur/katalog perusahaan

• Tunjukkanlah sikap untuk selalu siap menerima dan memberikan bantuan

2. Tata Cara Mengantar dan Melayani Tamu
Dalam menerima tamu, sebaiknya melakukan hal sebagai berikut.

• Tidak membeda-bedakan tamu, dari jabatan maupun penampilan.

• Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, maka sambutlah tamu dengan
senyum dan sikap yang ramah.

115

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X