Page 128 - E-Modul

b. Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukkan kesan tersebut

agar terjalin good will yang baik.
c. Menyapa, mengohrmati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat dan

memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.

d. Mengetahui dengan pasti, sesuatu hal yang boleh dan tidak boleh diberitahuakan
kepada tamu.

e. Menghubungi pejabat yang berhak menangani masalah yang dibawa oleh tamu,
sesuai dengan kebijakan kantor.

f. Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.

g. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang diungkapkan
oleh tamu dengan pejabat yang berwewenang dan menguasai masalahnya.

h. Bila pejabat yang di inginkan tau tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agar
meninggalkan pesan. Catat pesan tersebut dan beritahukan kepada pejabat yang

dikehendaki tamu.

5. Jenis-jenis Tamu Kantor

Berikut merupakan jenis-jenis tamu kantor dan cara pelayanan yang seharusnya
dilakukan oleh sekretaris.

1. Tamu dengan Perjanjian

• Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin.
• Jangan mengajak ngobrol terlalu lama, kecuali bila tamu yang meminta.

2. Tamu Tidak Dikenal

• Sapa dan tanyakan nama serta keperluannya.
• Bila tamu dapat diterima dipersilahkan duduk.

• Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarkan untuk membuat janji

terlebih dahulu.
3. Tamu yang Menolak Memberitahu Keperluannya

• Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap, sebutkan alasan
mengapa anda meminta hal tersebut.

• Walaupun tamu bersikeras, tetap perlakukan dengan sopan dan sabar

4. Tamu atau Pelanggan yang Datang Tanpa Perjanjian

118

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X