Page 121 - E-Modul

Menurut J. C. Denyer (1975) dalam bukunya, office Management, dijelaskan bahwa

komunikasi kantor memiliki empat sistem komunikasi, yaitu sebagai berikut.
1. Sistem komunikasi tertulis, yaitu komunikasi yang dilakukan secara tetulis, seperti surat

yang dikirim melalui pos, telegram, dan naskah.

2. Sistem komunikasi lisan, yaitu komunikasi lisan, seperti wawancara dalam pelaksanaan
seleksi pegawai dan mengadakan hubungan telepon ke dalam ataupun ke luar kantor.

3. Sistem mekanis (mechanical system), yaitu komunikasi secara tertulis dari jarak jauh
menggunakan teknologi komunikasi, seperti faksimile.

4. Sistem panggilan staf (staf location system), yaitu komunikasi yang dilakukan untuk

mencari dan memanggil seorang pegawai dalam suatu lingkungan kantor yang luas.
Contohnya, melakukan panggilan dengan menggunakan pengeras suara atau bunyi

bel/lonceng.

Menurut Scoot dan Mitchel (1976), ada empat fungsi komunikasi kantor, yaitu sebagai
berikut.

1. Pengawas, yaitu untuk melakukkan pengawasan/kontrol oleh pemimpin terhadap pegawai.

Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui pelaksanaan suatu tugas atau pekerjaan. Dengan
demikian, akan berlangsung pengendalian operasional secara efisien.

2. Motivasi, yaitu adanya pemberian umpan balik (feedback) berupa reward kepada bawahan
karena keberhasilan pekerjaan yang dilaksanakan. Hal tersebut bertujuan untuk

meningkatkan semangat pegawai dalam bekerja.

3. Emosi, yaitu komunikasi dari pegawai untik mengungkapkan/mengekspresikan sesuatu
diinginkan dalam suatu perusahaan.

4. Informasi, yaitu dapat menyampaikan informasi dalam pengambilan keputusan yang
dilakukan oleh pihak manajemen.

F. MELAKUKAN KOMUNIKASI KANTOR
1. Teknik Komunikasi

Komunikasi adalah bagian terpenting dalam segala hal, terutama saat bekerja.

Anda akan berkomunikasi dengan rekan kerja, bawahan atau pun atasan Anda. Namun
bila komunikasi tidak berjalan baik, pekerjaan pun bisa jadi berantakan Teknik

111

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X