Page 12 - ICL - ABRIL/MAIO

fiscal

Documentos físicos

e digitais exigem

rigor com prazos

e procedimentos

Além da preocupação com o tempo de guarda

dos documentos, empresas precisam ter

um olhar atento para a segurança das informações

e proteção de dados pessoais no ambiente digital

Diariamente, as empresas geram realização de auditorias regulares e
uma série de informações que estão treinamento dos funcionários.

registradas em documentos varia- “As pessoas jurídicas que optam por
dos. Por mais corriqueira que seja, utilizar sistemas de processamento

essa prática não deixa de ser com- eletrônico de dados para registrar

plexa. A vice-presidente de Fiscaliza- negócios e atividades econômicas ou
ção, Ética e Disciplina do Conselho financeiras, escriturar livros ou elabo-

Regional de Contabilidade do Estado rar documentos de natureza contábil

de São Paulo (CRCSP), Flávia Augus- ou fiscal, ficam obrigadas a manter,
to, lembra que há vários documen- à disposição da Receita Federal, os

tos (inclusive digitais) que precisam respectivos arquivos digitais e siste-
ser armazenados por longos períodos mas, pelo prazo decadencial previsto

(veja pág. 13). na legislação tributária”, orienta.
Além dos prazos, ela destaca a im-

portância de se observar a qualida- Da guarda à eliminação

de da digitalização dos documentos, Um cuidado que as empresas preci-
que deve ser feita por meio de equi- sam ter em relação à guarda de do-

pamentos (como o scanner) que as- cumentos é não extrapolar as fina-
segurem imagens de alta resolução lidades previstas pela Lei Geral de

para que seja garantida a precisão e Proteção de Dados (LGPD). O CEO &
a clareza das informações. Outros Head Consulting da SVX Corporate e

cuidados envolvem o armazenamen- membro da International Association

to em formatos seguros e, preferen- of Privacy Professionals (IAPP), Sylvio
cialmente, com o uso de criptografia Sobreira Vieira, esclarece que a LGPD

e proteção contra alterações; o con- não pode se sobrepor a legislações

trole e a rastreabilidade de versões que a empresa precisa seguir. É o
dos documentos; uso de assinaturas caso de documentações previdenciá-

digitais; realização de backup; adoção rias dos funcionários, que devem ser
de medidas de controle de acesso; armazenadas por 30 anos.

12
12