Page 101 - Manual ofimática nivel II
P. 101
VENTAJAS DESVENTAJAS
La localización del elemento es
Siempre es posible asignar a los imposible si no se conoce el
elementos un número de número asignado. Es necesario
identificación. emplear una lista o guía para la
Los números permiten una localización.
clasificación exacta de los Hay que establecer una
elementos. numeración escalonada que
Permiten una lectura más rápida permita la inclusión de nuevos
que las letras. elementos en números
intercalados. (100/01, 100/02).
SISTEMA CRONOLÓGICO
En el sistema cronológico el criterio empleado es la fecha en que se ha redactado,
enviado o recibido el documento.
Clasificación cronológica: con este sistema la documentación se ordena de
forma progresiva, tomando como referencia la fecha significativa de los documentos,
que puede ser: fecha de entrada, fabricación, fecha de vencimiento, etc. Resulta útil
para quien desea controlar llamadas telefónicas importantes o registros de liquidación
de gastos.
Hay que escoger un criterio con relación a cómo ordenaremos las fechas, en
orden ascendente o descendente y mantener ese criterio el máximo tiempo posible.
Normalmente suele ponerse primero el documento más reciente y el documento más
antiguo el último.
En el caso de que coincidan dos fichas con igual fecha, utilizaríamos como
sistema de clasificación auxiliar la clasificación alfabética.
101
