Page 68 - דוח המבקר 2023

‫תשלומים‬
‫דוח ביקורת בנושא תהליכי התשלומים בעירייה‬

‫תמצית מנהלים‬ ‫‪.1‬‬

‫מבקר העירייה ערך ביקורת מקיפה בתחום תהליכי התשלומים‪ .‬נושא הביקורת‬ ‫רקע‬ ‫‪1.1‬‬
‫נבחר‪ ,‬בין היתר‪ ,‬בעקבות חשיפת מקרה הונאה ארצי במספר רשויות מקומיות‪,‬‬ ‫‪1.1.1‬‬
‫בהן יהוד‪-‬מונוסון‪ ,‬שבו בוצע תשלום החזר פיקדון בגין בקשות להיתרי בנייה לגורם‬ ‫‪1.2‬‬
‫‪1.1.2‬‬
‫בלתי זכאי‪ .‬בעקבות המקרה‪ ,‬הרשות הגישה תלונה למשטרה‪.‬‬
‫הביקורת בוצעה מתוך ראייה עסקית‪ ,‬תוך בחינה מעמיקה של נקודות התורפה‬
‫הפוטנציאליות בתהליכי התשלומים‪ ,‬אשר עלולות לפגוע בהתנהלות התקינה של‬

‫העירייה ובאמינותה‪.‬‬

‫עיקרי הממצאים‬
‫‪ 1.2.1‬מהביקורת עולה כי בעירייה מתנהלים תהליכי תשלומים מגוונים‪ ,‬בהם מקפידה‬
‫העירייה‪ ,‬בהתאם לנוהגים שאימצה‪ ,‬על עקרון הפרדת התפקידים בין מזמיני‬
‫השירות‪ ,‬המאשרים‪ ,‬ומבצעי התשלום בפועל‪ .‬העירייה גיבשה מדיניות ברורה‬
‫בנושא זה‪ ,‬והוגדרו נהלי עבודה שמסדירים את חלוקת האחריות בין הגורמים‬
‫המעורבים‪ .‬עם זאת‪ ,‬נמצא כי נהלים אלו אינם מעוגנים בנוהל כתוב‪ ,‬דבר שעלול‬

‫להוביל לאי‪-‬בהירות או לחוסר אחידות ביישום‪.‬‬
‫‪ 1.2.2‬בנוסף‪ ,‬במסגרת הביקורת נערך סקר סיכונים שבחן את התהליכים הקיימים‪,‬‬
‫ונמצא כי מערכות המידע אינן מספקות תמיכה מלאה בתהליכי התשלומים‪ .‬חלק‬
‫ניכר מהתשלומים מאושר באופן ידני‪ ,‬ומתועד בקלסרים ‪ ,‬הליך נכון ותקין הקיים‬

‫לאורך שנים ואולם מומלץ כי יועבר ויוטמע בתוך מערכות המחשוב ‪.‬‬
‫‪ 1.2.3‬יחד עם זאת‪ ,‬יש לציין כי בשנת ‪ 2024‬החלה העירייה בתהליך קליטת חשבוניות‬
‫דיגיטליות‪ ,‬דבר המהווה צעד משמעותי במיכון התהליכים ושיפור היעילות‪ .‬ככל‬

‫שיורחב השימוש בתהליכי מיכון‪ ,‬יצומצם הצורך באישורים ידניים‪.‬‬
‫‪ 1.2.4‬על מנת להבטיח את יישום המערכות באופן מיטבי ולמנוע תקלות עתידיות‪,‬‬
‫מומלץ לערוך הדרכה שנתית למנהלים‪ ,‬שתתמקד בתפעול המערכות ובמודעות‬
‫לסיכונים בתהליכי תשלומים‪ .‬הדרכה זו יכולה להיות חד‪-‬פעמית וממוקדת לצורכי‬

‫העירייה‪.‬‬

‫‪67‬‬