Page 6 - modul ajar pengelolaan dokumen transaksi

A. PENYIAPAN DOKUMEN TRANSAKSI

Sasaran kegiatan akuntansi keuangan adalah transaksi keuangan yang

menyangkut perubahan aktiva, kewajiban dan ekuitas perusahaan. Dalam
praktik,antara pelaksana transaksi dengan pelaksana kegiatan akuntansi

merupakan fungsi yang terpisah. Di sisi lain, akuntansi menuntut data masukan
yang dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, dokumen transaksi sebagai

sumber data masukan dalam proses akuntansi perlu dipersiapkan dan dikelola
menurut sistem pengelolaan yang memadai.

Dalam perusahaan yang sudah menerapkan standar prosedur operasi,
formulir-formulir yang diperlukan baik untuk dokumen transaksi maupun untuk
dokumen pendukung, dirancang sesuai dengan prosedur pelaksanaan transaksi.

Artinya,formulir-formulir yang diperlukan oleh setiap bagian yang terlibat dengan
terjadinya transaksi harus sudah dipersiapkan. Misalnya, dalam,transaksi

penjualan barang dengan pembayaran kredit, bagian-bagian yang terlibat dan
memerlukan formulir dokumen transaksi dan dokumen pendukung yaitu bagian
order penjualan dan bagian penagihan. Di bagian order penjualan, perlu disiapkan

formulir surat order pengiriman. Di bagian penagihan, perlu disiapkan formulir

faktur penjualan.

Formulir dokumen transaksi atau formulir dokumen pendukung diisi oleh
petugas bagian yang terkait dengan transaksi sesuai prosedur yang telah

ditetapkan,diotorisasi oleh pejabat perusahaan yang mempunyai kewenangan
untuk melakukan transaksi. Oleh karena itu, di bagian-bagian yang bersangkutan,

selain diperlukan formulir-formulir yang terkait juga diperlukan peralatan dan
perlengkapan antara lain peralatan kantor seperti mesin tulis manual atau

elektronik,mesin hitung,dan peralatan lainnya.

Dokumen transaksi yang diterima oleh bagian akuntansi merupakan sumber
pencatatan,atau merupakan data masukan untuk kemudian diolah melalui proses

akuntansi.Pengelolaan dokumen transaksi di bagian akuntansi, lebih pada
pengecekan (verifikasi) atas keabsahan dokumen, pencatatan dan penyimpanan

dokumen transaksi sebagai dokumen pencatatan. Dalam pelaksanaan kegiatan
tersebut, selain alat tulis dan alat hitung, juga diperlukan sarana penyimpanan

dokumen seperti folder dan lemari arsip (filing cabinet).

B. VERIFIKASI DOKUMEN TRANSAKSI

1. Karakteristik Keabsahan Transaksi

Tujuan proses akuntansi adalah menyediakan informasi keuangan untuk
dikomunikasikan kepada pimpinan perusahaan dan pihak ekstern yang

berkepentingan. Untuk memenuhi kepentingan tersebut, catatan akuntansi harus
dibuat berdasarkan data yang dapat dipercaya, dalam arti data yang dapat

2