Page 8 - modul ajar pengelolaan dokumen transaksi

Kecakapan menentukan akun-akun buku besar yang harus didebit dan
dikredit akibat pengaruh tcrjadinya transaksi, merupakan kecakapan yang

paling mendasar dalam pencatatan akuntansi. Mencatat dokumen transaksi
pada dasarnya mencatat pengaruh transaksi terhadap saldo akun-akun yang

terkait. Mengubah saldo suatu akun dalam akuntansi dikenal dengan istilah
mendebit atau mengkredit. Oleh karena itu, untuk dapat mencatat dokumen

transaksi dengan benar, harus mengenal setiap jenis dokumen transaksi,
memahami karakteristik akun, dan mampu menganalisis pengaruh suatu
transaksi terhadap akun yang terkait.

C. PENYIMPANAN DOKUMEN TRANSAKSI

Dokumen transaksi yang telah dicatat merupakan dokumen
pencatatan,dokumen yang menunjukkan bahwa apa yang dicatat dalam catatan

akuntansi adalah benar terjadi. Dokumen transaksi sebagai dokumen pencatatan,
dirasakan sangat penting artinya apabila pada saat dilakukan pemeriksaan
diketahui adanya kesalahan pencatatan, sehingga diperlukan penelusuran pada

dokumen pencatatan yang bersangkutan. Oleh karena itu, diperlukan tempat
penyimpanan yang khusus dan penataan yang teratur.

Penyediaan tempat khusus dan penataan dokumen transaksi sebagai file
(arsip),pada dasarnya bertujuan untuk mengamankan file secara fisik dan

memudahkan penclusuran jika diperlukan. Untuk pengamanan file secara fisik,
biasanya perusahaan menyediakan map untuk berkas (folder) dan lemari arsip

(filing cabinet)sebagai tempat menyimpan dokumen. Sementara untuk
memudahkan penelusuran (pencarian), dokumen pencatatan bisa dikelompokkan

menurut jenis bukti transaksi dan periode terjadinya. Misalnya bukti transaksi yang
sudah dicatat diarsipkan dengan pengelompokan sebagai berikut:

1. kelompok dokumen penjualan kredit, untuk arsip faktur penjualan;
2. kelompok dokumen pembelian kredit, untuk arsip faktur pembelian;

3. kelompok dokumen penerimaan kas, untuk arsip bukti-bukti transaksi
penerimaan uang (Kas);

4. kelompok dokumen pengeluaran kas, untuk arsip bukti-bukti transaksi
penerimaan kas;

5. kelompok dokumen memorial, untuk arsip bukti transaksi lainnya (transaksi
intern).

Masing-masing kelompok dokumen disimpan dalam sebuah map

(folder).Dokumen transaksi pada tiap kelompok dapat disusun menurut urutan
nomor dokumen atau urutan tanggal terjadinya transaksi, dipilih mana yang

memudahkan penelusuran jika diperlukar Untuk lebih memudahkan penelusuran,
tiap folder hanya diisi dokumen transaksi periode tertentu sehingga ada

pemisahan folder untuk masing-masing periode.

4