Page 97 - Manual ofimática nivel II

• MOBILIARIO DEL ARCHIVO: La cantidad de documentos a archivar y
el espacio disponible para el archivo indicará el mobiliario que

mejor se adapte a estas características.

• UBICACIÓN DEL ARCHIVO: Según sea el tipo de archivo, estará
ubicado más o menos cerca de las personas que lo necesiten.

• EL “TIMING” DEL ARCHIVO Y DE LA DOCUMENTACIÓN: Viene

estipulado por las normas establecidas desde el punto de vista
legal (en el caso de las facturas, por ejemplo), y de la normativa

específica de la empresa.

5.2. TIPOS DE ARCHIVO Y SUS CARACTERÍSTICAS

En general la organización del archivo atiende a dos criterios: grado de

autonomía y de utilización.

Según el GRADO DE AUTONOMÍA podemos dividirlo en centralizado y
descentralizado.

• CENTRALIZADO: permite que todos los documentos estén en un solo
lugar desde donde se sirven las solicitudes de documentos a todos

los departamentos de la empresa. Las ventajas que ofrece este tipo
de archivo son:

- Un/a o varios/as profesionales se dedican exclusivamente
a las tareas de archivo, justificado por el volumen de

trabajo.

- Existe la posibilidad de que sólo haya un criterio en la
ordenación y clasificación de los documentos.
- Ahorra espacio y material de oficina al estar focalizado en

un solo lugar.

- El tiempo de respuesta en la entrega de los documentos
es menor puesto que existe un mayor control de su
ubicación.

 DESCENTRALIZADO: los documentos se resguardan en distintas

áreas o secciones de la empresa. Por ejemplo, puede existir un
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